Por las consecuencias derivadas de la realización de cualquiera de las formas de fiscalización mencionadas, a continuación se describen los puntos principales de cada una:
VISITA DOMICILIARIA
¿Qué es?
Es el acto mediante el cual el Instituto revisa los informes o la documentación que integran la contabilidad del patrón en su domicilio fiscal a fin de verificar el debido cumplimiento de sus obligaciones en materia de seguridad social (numeral 251, fracción XVIII de la LSS).
¿Quién debe emitir la orden de visita?
La autoridad facultada para tales efectos es el Delegado o Subdelegado correspondiente al domicilio del patrón (numerales 144, fracción XII y 150, fracción XII del Reglamento Interior del IMSS).
¿Con quién debe entenderse la notificación de la orden de visita?
Con el patrón o representante legal, quien firmará acuse de recibido de la orden de visita y anotará su nombre, fecha de recepción, los datos del documento con el que se identifica y su firma autógrafa.
¿Qué sucede cuando no se encuentra al patrón o a su representante legal?
El visitador dejará citatorio con la persona que se encuentre en el domicilio y requerirá al patrón o su representante legal para que lo espere a una hora determinada del siguiente día para notificarle la visita (artículo 44, fracción II del CFF).
¿El patrón puede dictaminarse una vez notificada la orden de visita?
Antes de que comience la revisión documental y a juicio del Instituto, al patrón se le podrá autorizar que se dictamine por los últimos tres ejercicios (numeral 159 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).
¿Cuáles son los documentos que el visitador debe entregar al patrón o su representante legal?
El visitador entregará los siguientes documentos:
-
orden de visita, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 38 y 43 del CFF, esto es:
- ◗ constar por escrito en documento impreso;
- ◗ señalar la autoridad emisora;
- ◗ indicar el lugar y fecha de la emisión;
- ◗ estar debidamente fundado y motivado;
- ◗ expresar la resolución, objeto o propósito de que se trate;
- ◗ ostentar la firma del funcionario competente y nombre de la persona a quien vaya dirigido o, en su defecto, cuando no pueda señalarse el nombre se indicarán los datos suficientes para su identificación;
- ◗ señalar el lugar (es) donde debe efectuarse la visita, e
- ◗ indicar el nombre de la persona que deba realizar la visita, y
-
Carta de Derechos del Patrón Auditado, en la que constan los derechos que asisten al patrón durante la visita domiciliaria.
¿Cómo saber si el visitador está facultado para realizar la visita domiciliaria?
El personal del Instituto que realiza este tipo de diligencias deberá identificarse con la Constancia de Designación de Visitador con la cual comprueba su habilitación para realizar la visita domiciliaria.
El documento referido es emitido por la Delegación o Subdelegación de que se trate y debe contener los siguientes datos del visitador:
-
fotografía
-
nombre completo
-
matrícula o número de credencial
-
oficina a la que está adscrito
-
firma autógrafa del Delegado o Subdelegado competente
¿Dónde debe realizarse la visita domiciliaria?
En el domicilio fiscal del patrón para verificar el pleno cumplimiento de sus obligaciones fiscales (artículo 46, fracción I del Código Fiscal de la Federación –CFF–).
¿Qué ocurre cuando el patrón cuenta con varios registros patronales?
La orden de visita deberá ser notificada donde tenga registrado su domicilio fiscal, aun cuando la revisión de la contabilidad se quiera efectuar en un lugar distinto.
¿Puede realizarse una visita domiciliaria en dos o más centros de trabajo del mismo patrón?
Sí, en este caso deberán levantarse actas parciales en los lugares donde se lleve a cabo la visita, las cuales deberán anexarse al acta final de visita, la cual podrá levantarse en cualquiera de dichos lugares (artículo 46, fracción II del CFF).
¿Qué pasa si el patrón o el representante legal obstaculiza la realización de la visita domiciliaria?
El Instituto le podrá imponer una multa por el equivalente al importe de 20 a 125 veces el salario mínimo general diario vigente en el DF, esto es, de $1,011.40 a $6,321.25 (artículos 304-A, fracción X y 304-B, fracción II de la LSS).
¿Qué documentos puede solicitar el visitador?
De conformidad con los artículos 45 y 53 del CFF, aquéllos que acrediten el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad social como los libros y registros que formen parte de su contabilidad, cuya presentación deberá ser inmediata (artículos 45 y 53 del CFF).
Tratándose de los documentos que deba tener en su poder el patrón y se le soliciten en el desarrollo de la visita, podrán presentarlos dentro de los seis días contados a partir del día siguiente a aquél en que surta efectos la notificación de la solicitud respectiva.
Cuando el patrón no los tenga en su poder y sean de difícil obtención, el Instituto podrá ampliar el plazo por 10 días más.
¿Qué ocurre cuando el patrón no presenta oportunamente la documentación requerida?
El Instituto lo requerirá para que la presente en un plazo de 15 días para el primer requerimiento y de seis días para los subsecuentes. De no atenderse tal solicitud, el IMSS impondrá una multa por el equivalente al importe de 20 a 210 veces el salario mínimo general diario vigente en el DF, es decir, de $1,011.40 a $10,619.70 (numerales 41, fracción III del CFF y 304-A, fracción IX y 304-B, fracción III de la LSS).
Cabe señalar que el Delegado o Subdelegado no podrá emitir más de tres requerimientos por una misma omisión y pondrá los hechos en conocimiento del Jefe Delegacional de Servicios Jurídicos para que éste, a su vez, lo comunique al Ministerio Público Federal, a fin de que se proceda por desobediencia a mandato legítimo de autoridad competente.
¿El visitador puede sacar copias de la documentación?
De conformidad con el artículo 45 del CFF los visitadores pueden obtener copias de la contabilidad y demás documentos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones en materia del Seguro Social para que, previo cotejo con sus originales, las certifiquen sólo en los siguientes supuestos:
-
el visitado o su representante:
- ◗ se niegue a recibir la orden de visita;
- ◗ sea emplazado a huelga o suspensión de labores, en cuyo caso la contabilidad sólo podrá recogerse dentro de las 48 horas anteriores a la fecha señalada para el inicio de la huelga o suspensión de labores, o
- ◗ no permita a los visitadores accesar a los lugares donde se realiza la visita y mantener a su disposición la contabilidad, correspondencia o contenido de cajas de valores;
-
existan:
◗ sistemas de contabilidad, registros o libros sociales que no estén sellados cuando deban estarlo de acuerdo con las disposiciones fiscales, o◗ dos o más sistemas de contabilidad con distinto contenido sin que se puedan conciliar con los datos que requieren los avisos o declaraciones presentados;
-
se lleven dos o más libros sociales similares con distintos contenidos;
-
no se hubiesen presentado todas las declaraciones periódicas a que obligan las disposiciones fiscales, por el período al que se refiere la visita;
-
los datos anotados en la contabilidad no coincidan o no se puedan conciliar con los asentados en las declaraciones o avisos presentados o cuando los documentos que amparen los actos o actividades del visitado no aparezcan asentados en dicha contabilidad, dentro del plazo señalado en las disposiciones fiscales, o cuando sean falsos o amparen operaciones inexistentes, y
-
se desprendan, alteren o destruyan parcial o totalmente, sin autorización legal, los sellos o marcas oficiales colocados por los visitadores o se impida por medio de cualquier maniobra que se logre el propósito para el cual fueron colocados.
¿Qué son las actas parciales?
Son los documentos en los cuales la autoridad hace constar los hechos u omisiones que puedan entrañar el incumplimiento de las disposiciones de la LSS y sus reglamentos, de los cuales hubiesen tenido conocimiento los visitadores en las diligencias que lleven a cabo con motivo de la visita domiciliaria (artículo 46, fracción I del CFF).
Asimismo, se consignarán en dichas actas los hechos u omisiones que se conozcan de terceros, situación que deberá plasmarse en la última acta parcial que se elabore, entre la cual y el acta final deberán transcurrir cuando menos 20 días; período en el que el patrón o su representante legal podrá presentar los documentos, libros o registros que desvirtúen los hechos u omisiones, así como optar por corregir su situación fiscal.
¿En cuánto tiempo debe concluirse la visita domiciliaria?
El IMSS debe concluir en un plazo máximo de 12 meses contados a partir de que se notifica la orden de visita (artículo 46-A, primer párrafo del CFF).
Dicho plazo se suspenderá cuando el patrón no atienda el requerimiento de datos, informes o documentos solicitados por el Instituto para verificar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, durante el tiempo que transcurra entre el día del vencimiento del plazo otorgado en el requerimiento y hasta aquél en que lo conteste o atienda sin que la suspensión pueda exceder de seis meses.
En el caso de dos o más solicitudes de información, se sumarán los distintos períodos de suspensión y en ningún caso la suspensión podrá exceder de un año (numeral 46-A, fracción IV del CFF).
¿En qué otros casos se suspende el plazo para concluir una visita domiciliaria?
De conformidad con el artículo 46-A del CFF, se suspende en los casos de:
-
huelga: a partir de que se suspenda temporalmente el trabajo y hasta que termine ésta;
-
fallecimiento del patrón, hasta en tanto se designe al representante legal de la sucesión;
-
cuando el patrón:
- ◗ desocupe su domicilio fiscal sin haber presentado el aviso correspondiente, o cuando en el domicilio proporcionado no se le encuentre, hasta que se le localice, o
- ◗ no atienda el requerimiento de datos, informes o documentos solicitados por el Instituto para verificar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, y
-
en caso de la reposición del procedimiento, a partir de que el Instituto informe al patrón tal hecho.
¿Procede la corrección una vez iniciada la visita domiciliaria?
En atención a lo establecido en el Acuerdo del Consejo Técnico del IMSS número 393/2003, desde que el patrón recibe la notificación de la orden de visita y hasta antes de que concluya el período de aclaración de 20 días concedidos en el CFF para desvirtuar los hechos u omisiones imputados por la autoridad, puede corregir su situación fiscal ante el Instituto; para lo cual deberá presentar su solicitud de corrección en escrito libre. A esta solicitud deberá adjuntar la documentación que sustente dicha corrección, así como la copia del comprobante de pago de las cuotas obrero-patronales adeudadas.
Cabe señalar que al presentar la solicitud de corrección fiscal, quedan a salvo las facultades de comprobación del Instituto para revisar y autorizar la procedencia de su corrección.
¿Cuál es la sanción que impone el Instituto cuando el patrón opta por corregir su situación fiscal una vez iniciada la visita domiciliaria?
Por criterio institucional, las multas que a este respecto impone el IMSS se determinan según el tiempo en que se corrija la situación fiscal, a saber:
| TIEMPO EN QUE SE REALIZA LA CORRECCIÓN FISCAL | MULTA* |
| Después del inicio de la visita o revisión y hasta antes de levantar el acta final o se le notifique el oficio de observaciones, según sea el caso | 20 |
| Después de levantada el acta final o notificado el oficio de observaciones y antes de la notificación de la resolución donde se determina el monto de las contribuciones omitidas | 30 |
| Notificada la resolución | 40 |
Nota:*Porcentaje de las contribuciones omitidas
¿Cuándo puede terminar anticipadamente la visita domiciliaria?
Cuando el patrón esté obligado a dictaminarse por contador público autorizado; para ello, el Instituto le requerirá el aviso para dictaminar correspondiente, con lo cual levantará el acta respectiva (artículo 47 del CFF).
¿Qué debe hacerse al terminar la visita domiciliaria?
Como ya se comentó, según el numeral 46, fracción IV del CFF, el visitador habilitado por el Instituto emitirá la última acta parcial donde asentará los hechos encontrados, esto es cómo está la situación del patrón respecto del cumplimiento de sus obligaciones. Entre ésta y el acta final deberán transcurrir 20 días hábiles, durante los cuales el patrón podrá presentar los libros, documentos o registros que desvirtúen los hechos u omisiones asentados, o bien optar por corregir su situación fiscal.
El plazo señalado podrá ampliarse hasta por 15 días a solicitud del patrón, cuando se esté revisando más de un ejercicio o fracción de éste.
Si en el ejercicio de sus facultades de comprobación el Instituto detecta diferencias adeudadas por el patrón, lo exhortará para que corrija su situación fiscal pagando las cuotas obrero-patronales debidas y la multa correspondiente, a fin de emitir el acta final que indica el término de la visita domiciliaria y no la resolución de determinación de créditos (Acuerdo del Consejo Técnico del IMSS 393/2003).
¿Qué ocurre si el visitador omite formular el acta final?
La visita se entenderá concluida en esa fecha, quedando sin efecto la orden y las actuaciones que de ella se derivaron.
¿Qué ocurre si derivado de la visita domiciliaria el Instituto descubre el incumplimiento de las obligaciones del patrón?
Determina las contribuciones omitidas y emite la resolución respectiva, la cual debe notificar personalmente al patrón dentro de un plazo máximo de seis meses contado a partir de la fecha en que se levante el acta final de la visita (numeral 50 del CFF).
¿Qué debe hacer el patrón si son procedentes las contribuciones determinadas?
Deberá pagar al Instituto el importe de las contribuciones determinadas con las actualizaciones y recargos correspondientes.
A efecto de lo anterior, el patrón podrá pagar el crédito fiscal en una sola exhibición o bien, solicitar la celebración de un convenio de pago en parcialidades las cuales no podrán exceder de 48 (artículo 40-C de la LSS).
¿Puede impugnarse la resolución de determinación de créditos fiscales?
Sí, en ella deberá señalarse expresamente el plazo con que cuenta el patrón para interponer, ante el Consejo Consultivo Delegacional, el recurso de inconformidad dentro de los 15 días siguientes a aquél en que se hubiese notificado, o bien interponer un juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, dentro de los 45 días siguientes a su notificación (artículos 50 del CFF y 294 y 295 de la LSS).
REVISIÓN DE GABINETE
¿En qué consiste?
El Instituto emite y notifica un oficio de requerimiento de la documentación e información necesaria para verificar el debido cumplimiento de las obligaciones de este último, a presentar en la Subdelegación del Instituto que corresponda a su domicilio fiscal.
¿Cuáles son los requisitos del oficio de requerimiento?
Debe contener los requisitos de los actos administrativos previstos en el artículo 38 del CFF, tales como: constar por escrito en documento impreso, señalar la autoridad emisora, indicar el lugar y fecha de su emisión, estar debidamente fundado y motivado, señalar la documentación requerida, el lugar y plazo donde deberá presentarla el patrón y período de la revisión.
¿Quién está facultado para emitir el oficio de requerimiento?
El Delegado o Subdelegado correspondiente al domicilio fiscal del patrón (numerales 144, fracción XII y 150, fracción XII del Reglamento Interior del IMSS).
¿A quién se le debe notificar el oficio de requerimiento?
Al patrón o representante legal, quien firmará acuse de recibido del oficio de requerimiento y anotará su nombre, fecha de recepción, los datos del documento con el que se identifica y su firma autógrafa.
Si la notificación se hace al:
-
patrón: se le solicitará firme de acuse de recibido en dos copias del oficio, asentando su nombre, fecha de recepción y los datos del documento con el cual se identifica, y
-
representante legal: deberá acreditar su personalidad mediante un poder general para actos administrativos o un poder especial otorgado para representar al patrón ante las autoridades fiscales, asentar su firma en el acuse de recibido y mostrar su identificación oficial.
¿Qué sucede cuando no se encuentra al patrón o a su representante legal?
El notificador dejará citatorio con la persona que se encuentre en el domicilio fiscal del buscado y requerirá al patrón o su representante legal para que lo espere a una hora determinada del siguiente día para realizar la diligencia de notificación (artículo 44, fracción II del CFF).
¿Cómo debe identificarse el notificador?
Con la Constancia de Designación de Notificador con la cual comprueba su habilitación para realizar la notificación de que se trata.
¿Qué documentos debe entregar el notificador al patrón?
El oficio de requerimiento y la Carta de Derechos del Patrón Auditado, en la que se consignan sus derechos y obligaciones.
¿Qué ocurre si el patrón o su representante legal se niega a recibir el oficio de requerimiento?
El notificador levantará acta circunstanciada de los hechos que se suscitaron ante dos testigos, ya sea dentro o fuera del domicilio fiscal del patrón. En dicho documento deberá constar el nombre de quien se negó a recibir el oficio y en caso de que se niegue a identificarse, se le describirá físicamente.
¿Qué documentos puede solicitar el Instituto al patrón durante la revisión de gabinete?
Los que acrediten el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad social como documentos, libros y registros que formen parte de la contabilidad (artículo 45 del CFF).
¿Qué pasa si el patrón no presenta oportunamente la documentación requerida?
El Instituto lo requerirá para que la presente en un plazo de 15 días para el primer requerimiento y de seis días para los subsecuentes. De no atenderse tal solicitud, el IMSS impondrá una multa por el equivalente al importe de 20 a 210 veces el salario mínimo general diario vigente en el DF, es decir, de $1,011.40 a $10,619.70 (numerales 41, fracción III del CFF y 304-A, fracción IX y 304-B, fracción III de la LSS).
Cabe señalar que el Delegado o Subdelegado no podrá emitir más de tres requerimientos por una misma omisión y pondrá los hechos en conocimiento del Jefe Delegacional de Servicios Jurídicos para que este, a su vez, lo comunique al Ministerio Público Federal, a fin de que se proceda por desobediencia a mandato legítimo de autoridad competente.
¿Dónde y cuándo debe proporcionarse la documentación e información solicitada?
Deberá presentarse en la Subdelegación del Instituto correspondiente al domicilio fiscal del patrón, dentro de los 15 días contados a partir del día siguiente a aquél en que surta efectos la notificación de la solicitud respectiva (artículos 48, fracción II y 53, inciso c) del CFF).
Sin perjuicio de lo anterior, en el oficio de requerimiento deberá señalarse el lugar y tiempo en que se entregará la documentación solicitada.
¿El patrón puede dictaminarse una vez notificado el oficio de requerimiento?
Aún cuando el artículo 159 del RACERF señala que el Instituto puede autorizar al patrón para que se dictamine por los últimos tres ejercicios una vez notificada la orden de visita, pero no iniciada la revisión documental; por criterio institucional dicha autorización también procede, a juicio del IMSS, después de notificado el oficio de requerimiento, pero antes de iniciada la revisión documental en las oficinas de dicho organismo.
¿Procede la corrección una vez iniciada la revisión de gabinete?
Desde que el patrón recibe la notificación del oficio de requerimiento y hasta antes de que concluya el período de aclaración de 20 días concedidos en el CFF para desvirtuar los hechos u omisiones imputados por la autoridad, puede corregir su situación fiscal ante el Instituto. Para tal efecto deberá presentar su solicitud de corrección en escrito libre, a la cual deberá adjuntar la documentación que sustente dicha corrección, así como la copia del comprobante de pago de las cuotas obrero-patronales adeudadas (Acuerdo del Consejo Técnico del IMSS 393/2003).
Cabe señalar que al presentar la solicitud de corrección fiscal, quedan a salvo las facultades de comprobación del Instituto para revisar y autorizar la procedencia de su corrección.
¿Cuál es la sanción que impone el Instituto cuando el patrón opta por corregir su situación fiscal una vez iniciada la revisión?
Las multas que a este respecto impone el IMSS se determinan según el tiempo en que se corrija la situación fiscal, a saber:
| TIEMPO EN QUE SE REALIZA LA CORRECCIÓN FISCAL | MULTA* |
| Después del inicio de la visita o revisión y hasta antes de levantar el acta final o se le notifique el oficio de observaciones, según sea el caso | 20 |
| Después de levantada el acta final o notificado el oficio de observaciones y antes de la notificación de la resolución donde se determina el monto de las contribuciones omitidas | 30 |
| Notificada la resolución | 40 |
Nota: *Porcentaje de las contribuciones omitidas
¿En cuánto tiempo debe finalizar la revisión de gabinete?
El Instituto debe concluir en un plazo máximo de 12 meses contados a partir de que se notifica el oficio de requerimiento (numeral 46-A, primer párrafo del CFF).
Dicho plazo se suspenderá cuando el patrón no atienda el requerimiento de datos, informes o documentos solicitados por el Instituto para verificar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, durante el tiempo que transcurra entre el día del vencimiento del plazo otorgado en el requerimiento y hasta aquél en que lo conteste o atienda sin que la suspensión pueda exceder de seis meses.
En el caso de dos o más solicitudes de información, se sumarán los distintos períodos de suspensión y en ningún caso la suspensión podrá exceder de un año (numeral 46-A, fracción IV del CFF).
¿En qué otros casos se suspende el plazo para concluir una revisión de gabinete?
En los mismos en los que se suspende el plazo para terminar una visita domiciliaria, contemplados en el artículo 46-A del CFF.
¿Cuándo puede terminar anticipadamente la revisión?
En el caso de que el patrón esté obligado a dictaminarse por contador público autorizado; para lo cual el Instituto le requerirá el aviso para dictaminar correspondiente y con éste levantará el acta respectiva (artículo 47 del CFF).
¿Qué ocurre cuando el Instituto no detecta irregularidades en los documentos revisados?
Comunicará al patrón la conclusión de la revisión mediante un oficio (artículo 48, fracción V del CFF).
¿Qué pasa si el IMSS detecta hechos u omisiones de los que se derive el incumplimiento de las obligaciones patronales?
El Instituto emitirá un oficio de observaciones en el que constarán tales circunstancias y el cual deberá notificarse personalmente al patrón o su representante legal en el domicilio fiscal del primero.
El patrón deberá presentar los documentos, libros o registros que desvirtúen los hechos u omisiones asentados en el oficio de observaciones, dentro de un plazo de 20 días contado a partir del día siguiente a aquél en que surta efectos la notificación de dicho documento (numeral 48, fracción VI del CFF).
¿Qué procede cuando el patrón no desvirtúa los hechos u omisiones que constan en el oficio de observaciones?
La Subdelegación emitirá una resolución donde determina el crédito fiscal correspondiente para lo cual contará con un plazo de seis meses contado a partir de la fecha en que concluyan los 20 días que tiene para desvirtuar los hechos u omisiones referidos en el oficio de observaciones.
¿Qué tiene que hacer el patrón cuando el crédito fiscal determinado es procedente?
Pagar al Instituto el importe de las contribuciones determinadas con las actualizaciones y recargos correspondientes.
El patrón podrá pagar el crédito fiscal en una sola exhibición, o bien solicitar la celebración de un convenio de pago en parcialidades las cuales no podrán exceder de 48 (artículo 40-C de la LSS).
¿Procede la impugnación de la resolución de determinación de créditos fiscales?
Sí, en ella deberá señalarse expresamente el plazo con que cuenta el patrón para interponer, ante el Consejo Consultivo Delegacional, el recurso de inconformidad dentro de los 15 días siguientes a aquél en que se hubiese notificado, o bien interponer un juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, dentro de los 45 días siguientes a su notificación (artículos 50 del CFF y 294 y 295 de la LSS).
