Toda compañía nace con el fin de obtener utilidades o beneficios financieros por el desarrollo de sus actividades, no obstante en ocasiones enfrentan adversidades económicas, operativas o administrativas que las obligan a cerrar definitivamente.
Esta situación genera distintos deberes a cumplir, como el cese de las relaciones laborales y la presentación de los avisos del cierre del negocio ante distintas autoridades.
En seguridad social está la comunicación de la baja de los trabajadores, y en su caso el cambio de representante legal y la notificación de la terminación de las actividades.
Para esto último, se tiene que realizar un trámite especial ante el IMSS, es por ello que a continuación se dan a conocer los pormenores del mismo y quién es el responsable de realizarlo, así como los requisitos para su procedencia.
Concepto de patrón
Conforme a las legislaciones laboral y de seguridad social, es definido como la persona física o moral que utiliza los servicios de uno o varios trabajadores (arts. 10, LFT y 5-A, fracc. V, LSS).
Personas morales
Son aquellas nacidas de un acto jurídico, como un contrato social, acta constitutiva, decreto presidencial (entidades para estatales) o por la ley.
El artículo 25 del Código Civil Federal (CCF) señala como tipos de personas morales, a: las asociaciones y sociedades civiles y mercantiles, los sindicatos, los partidos políticos, las entidades paraestatales del gobierno, las asociaciones religiosas (por estar reconocidas en la Ley de Asociaciones Religiosas y Culto Público), entre otros.
La naturaleza legal de estos entes del derecho privado (agrupaciones formadas por particulares) es la siguiente:
- asociación civil, es la reunión de dos o más personas para realizar un fin común que no esté prohibido por la ley y que no tenga carácter preponderantemente económico (art. 2670, CCF), y
- sociedad:
- civil, es la unión de dos o más personas que se obligan mutuamente a combinar sus recursos o esfuerzos para la realización de un fin común, de carácter preponderantemente económico, pero que no constituye una especulación comercial, es decir no son sociedades mercantiles (art. 2688, CCF), y
- mercantil, es aquella que se contistituye como sociedad en: nombre colectivo; en comandita simple; de responsabilidad limitada; anónima; en comandita por acciones, y cooperativa (arts. 1o. y 4o., Ley General de Sociedades Mercantiles —LGSM—). Su peculiaridad es que realizan los actos de comercio indicados en el numeral 75 del Código de Comercio (CC), tales como: la compra y venta de bienes inmuebles (con propósito de especulación comercial), de porciones, acciones y obligaciones de las sociedades mercantiles; las empresas de construcciones, y trabajos públicos y privados; las compañias de fábricas y manufacturas, entre otras.
Representación
Toda persona moral al ser una ficción del derecho, no puede hacer valer sus prerrogativas y cumplir sus obligaciones por sí misma, por lo que requiere de una persona física para que a su nombre realice los actos jurídicos que le encargue, es decir, la represente (art. 2546, CCF).
Definición de empresa
Según la Real Academia Española es “la unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos”.
Para efectos de la LFT, es la unidad económica de producción o distribución de bienes o servicios (arts. 9o., LSS y 16, LFT).
En términos fiscales, el artículo 16 del CFF menciona que es la persona física o moral que realiza directamente, a través de fideicomiso o por conducto de terceros, actividades: comerciales que de conformidad con las leyes federales tienen ese carácter; industriales entendidas como la extracción, la conservación o la transformación de materias primas, el acabado de productos y la elaboración de satisfactores; agrícolas que comprenden actividades de siembra, cultivo y cosecha; ganaderas que consisten en la cría y engorda de ganado, aves de corral y animales; de pesca que abarca la cría, el cultivo, el fomento y el cuidado de la reproducción de toda clase de especies marinas y de agua dulce, incluida la acuacultura, así como la captura y la extracción de las mismas y su primera enajenación, que no hubiesen sido objeto de transformación industrial; silvícolas que son las de cultivo de los bosques o montes, así como la cría, la conservación, la restauración, el fomento y el aprovechamiento de la vegetación de los mismos y su primera enajenación, que no hubiesen sido objeto de transformación industrial.
Registro patronal
Los artículos 15, fracción I de la LSS y 12 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) prevén que, todo patrón, ya sea persona física o moral está obligado a registrarse ante el IMSS dentro de plazos no mayores a cinco días hábiles a partir de que:
- empiezan a utilizar los servicios de uno o varios trabajadores
- se constituyen como sociedades cooperativas, o
- inicia la vigencia del:
- convenio de incorporación celebrado con el Instituto, o
- decreto de incorporación expedido por el Ejecutivo Federal
Así, el patrón obtiene su número de registro patronal en la subdelegación del IMSS que le corresponde a su domicilio, con el cual es identificado para todos los trámites que se efectúen ante dicho organismo, y con este número puede comprobar el cumplimiento de sus obligaciones tales como la presentación de los avisos afiliatorios correspondientes, la determinación y el entero de las cuotas obrero-patronales, etc.
Es importante precisar que a las personas morales se les asigna un número de registro patronal por cada municipio o en el DF, en que tenga centro de trabajo, independientemente de que tenga más de uno dentro la misma demarcación territorial, por lo que un mismo patrón puede tener distintos registros (art. 13, segundo párrafo, RACERF).
Muerte jurídica según la persona moral de que se trate
Asociación civil
Este tipo de persona moral puede desorganizarse por: consentimiento de sus socios; haber concluido el periodo de su vigencia o el objeto de su fundación, ser incapaz de realizar el fin para que fue fundada y por resolución dictada de la autoridad competente (art. 2685, CCF).
De suceder uno de los supuestos anteriores, los bienes de la asociación deben repartirse según sus estatutos o de acuerdo con lo que la asamblea general determine (art. 2686, CCF).
Sociedad civil
Una sociedad civil puede ser disuelta por: consentimiento de los socios; haber cumplido el término prefijado en el contrato de sociedad; la realización completa del fin social, o haberse vuelto imposible la consecución de su objeto; la muerte o incapacidad de uno de los socios que tengan responsabilidad ilimitada por los compromisos sociales (salvo que en la escritura constitutiva se hubiese pactado que la sociedad continúe con los sobrevivientes o con los herederos de aquel); la muerte del socio industrial (siempre que su industria hubiese dado nacimiento a la sociedad); renuncia de uno de los socios, cuando se trate de sociedades de duración indeterminada y los otros socios no deseen continuar asociados y por resolución judicial (art. 2720, CCF).
Una vez que se disuelve la sociedad, debe ponerse en liquidación, dentro del plazo de seis meses, salvo pacto en contrario (art. 2726, CCF).
Dicha liquidación es para finiquitar las obligaciones contraídas por la sociedad, como el pago de las cuotas patronales, las aportaciones de vivienda, los salarios, las deudas civiles y mercantiles con terceros, además de cobrar todos los créditos a favor de la sociedad y liquidar a los socios (devolver sus aportes sociales y repartir las utilidades que lleguen a existir).
Conforme al numeral 2727 del CCF la liquidación debe hacerse por los socios, salvo que convengan nombrar a un liquidador o que ya estuviese mencionado en la escritura social. En este último supuesto, esa persona es quien debe tener la representación legal de la empresa para efectos de finiquitar los pasivos y activos respectivos.
Sociedad mercantil
Según el artículo 229 de la LGSM las sociedades mercantiles pueden disolverse por expiración del término fijado en el contrato social; la imposibilidad de seguir realizando el objeto principal de la sociedad o por quedar éste consumado; por voluntad de los accionistas de conformidad con el contrato social y con la ley; porque el número de accionistas llegue a ser inferior al mínimo requerido legalmente, o porque las partes de interés se reúnan en una sola persona y derivado de la pérdida de las dos terceras partes del capital social.
Una vez que se termine la vigencia de la sociedad o se acuerde su disolución, los administradores no pueden realizar actos jurídicos, esto siempre y cuando se hubiese inscrito al Registro Público de la Propiedad y de Comercio el nombramiento del o los liquidadores de la sociedad, pues la persona moral entra en liquidación (pagar pasivos y cobrar activos), y en consecuencia, estos últimos sujetos serán los representantes legales de la sociedad (arts. 233, 234, 235 y 237, LGSM).
De ahí que el liquidador es el responsable de concluir todas las cuestiones pendientes de la compañía; de acuerdo con el artículo 242 de la LGSM tiene las siguientes facultades:
- concluir las operaciones sociales que hubiesen quedado pendientes al momento del cierre
- cobrar lo adeudado a la sociedad y cubrir sus pasivos
- vender los bienes de la sociedad
- liquidar a cada accionista su haber social
- practicar el balance final de la liquidación
- obtener del Registro Público de la Propiedad y de Comercio la cancelación de la inscripción del contrato social, concluida la liquidación
Cancelación del RFC
Las personas morales deben entregar al SAT los avisos de cancelación del RFC, por liquidación total del activo, cese total de operaciones y fusión de sociedades. (art. 29, fraccs. XII, XIV, XV y XVI, Reglamento del CFF).
Obligaciones ante el Seguro Social
El numeral 16 del RACERF señala que es obligación del patrón comunicar al Instituto el término de sus actividades o cambio de su representante legal o cualquier otra circunstancia que modifique los datos que proporcionó al Instituto, en un lapso no mayor de cinco días hábiles, contados a partir de que ocurra el supuesto de que se trate.
Es importante señalar que la terminación de actividades implica que la persona moral se disuelva y liquide, pues mientras ésta subsista, seguirá teniendo derechos y obligaciones.
Del numeral mencionado se desprenden dos obligaciones por parte de la empresa cuando concluye sus actividades:
- si se nombra un liquidador diferente al representante legal al manifestado al IMSS, debe hacerse el cambio de apoderado jurídico, para que éste pueda llevar a cabo la cancelación del registro patronal ante el Instituto, y en su caso, los movimientos afiliatorios del personal respectivos, y
- liquidada la empresa, y previo aviso al SAT de la cancelación del RFC, comunicar la terminación de actividades al Seguro Social y en consecuencia obtener la baja del registro patronal
No obstante, en tanto la persona moral no esté liquidada únicamente conserva su personalidad jurídica (facultad de realizar negocios). Para efectos de la liquidación, es decir, solo podrán realizar actos tendientes a su desaparición (arts. 2686 y 2726, CCF y 244, LGSM).
De esto se infiere que los entes jurídicos pueden tener trabajadores a su cargo para efectos de extinguirse, por lo tanto mientras se lleve a cabo el procedimiento de liquidación deben contar con un registro patronal, pues los subordinados tienen que estar inscritos en el Régimen Obligatorio del Seguro Social (art. 12, fracc. I, LSS).
Es prudente recalcar que una empresa es liquidada hasta que paga el último de sus pasivos, por ejemplo, si otorga como prestación de previsión social el pago de pensión (privada) a sus colaboradores, el finiquito del pasivo se da hasta que se cubre la última pensión (hasta que se muera el último jubilado y se extinga la concesión de tal beneficio). En este supuesto para poder saldar la carga económica, lo recomendables es celebrar un convenio con los pensionados en el que se determine la extinción de dicha prestación, a cambio de una indemnización.
Procedimiento para cancelación del registro patronal
Antes de solicitar que se deje sin efectos el registro patronal, las compañías deben comunicar la baja de todos sus colaboradores, además de tramitar un estado de cuenta de los adeudos que puedan tener respecto a las contribuciones de seguridad social y en su caso liquidarlas.
Lo hasta aquí abordado se resume en el esquema supeior izquierdo.
Hecho lo anterior el representante legal debe acudir al área de Escritos Patronales de la subdelegación del IMSS correspondiente al domicilio del registro patronal respectivo a solicitar la baja de la persona moral, presentando:
- escrito libre, en donde requiriera la desincorporación del registro patronal
- tres juegos del AFIL-01, Aviso de Inscripción Patronal o Modificación en su Registro (localizable en la ruta: / herramientas/ Formas, Formularios y software/ Seguridad social/ IMSS/ Avisos Afiliatorios/ Aviso de Inscripción Patronal o Modificación en su Registro (AFIL 01)
- tarjeta patronal
- RFC actualizado
- aviso de baja ante el SAT
- testimonio notarial en donde acredite ser apoderado de la empresa
- identificación del representante legal (credencial para votar con fotografía, pasaporte, cédula profesional)
- avisos de baja de los trabajadores con el sello de presentación o el acuse de recibo emitido por el IDSE, según sea el caso, y
- oficio de no adeudo emitido por el área de Cobranza, y en algunas subdelegaciones el área de Localización requiere la constancia de no adeudo
A continuación se muestra un modelo para comunicar la terminación de las actividades y solicitar la cancelación del registro patronal.
Posteriormente el representado debe acudir nuevamente al área de Escritos Patronales para que le entreguen la constancia de la baja patronal correspondiente.
Conclusiones
De no observar los pasos señalados para gestionar la cancelación del registro patronal, el IMSS puede imponer al omiso una multa de 20 a 125 veces el salario mínimo diario general vigente en el DF, actualmente de mil 402 pesos a ocho mil 762.5 pesos (arts. 304-A, fracc. XVIII y 304-B, fracc. II). Esto con independencia de que el registro patronal estará vigente para todos los efectos legales a que hubiese lugar.
Debe recordarse que la empresa al momento de cancelar su registro patronal deja de ser sujeto de obligaciones ante el Seguro Social.
De ahí que cuando una organización entra en liquidación o cierre definitivo de actividades, tiene que dar por terminada las relaciones laborales que la vinculan con los trabajadores, y como consecuencia, considerar que como el cese de las operaciones no es imputable a éstos, deben recibir los tres meses de salario por concepto de indemnización constitucional, y las partes proporcionales de las prestaciones devengadas y no pagadas (vacaciones, prima vacacional, aguinaldo y 12 días de salario por cada año de servicios prestados por concepto de prima de antigüedad) —arts. 48; 79, segundo párrafo; 80, 87 y 162, fracc. III, LFT—.
