Proteger la manifestación de la voluntad de los trabajadores; los derechos e identidad de las personas que contratan los servicios de las Administradoras de Fondos para el Retiro (Afore) y de quienes retiran las previsiones de matrimonio o desempleo, entre otros, son solo algunos de los aspectos que abordan las Disposiciones de carácter general en materia de operaciones de los sistemas de ahorro para el retiro publicadas recientemente en el DOF por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).
Por la importancia que tienen estas reglas para los colaboradores, a continuación se detallan los tópicos que son de su interés, a efectos de que las áreas de recursos humanos se los compartan.
Obligaciones de las Afore
Según los numerales 16, 60, 63 y 229 de las disposiciones, las administradoras deben:
- conservar los documentos electrónicos e información relacionada con la contratación de la prestación de sus servicios, así como de de sus afiliados, por el tiempo que dure la administración de sus recursos y 10 años después de que concluya. Antes este plazo era de 10 años, contados a partir de la última actualización, por ende ahora los titulares de las cuentas tendrán la certeza de que existe un banco de datos que les permitirá acceder a sus documentos en el momento en que lo necesiten
- establecer mecanismos para atender consultas, solicitudes o reclamaciones de los trabajadores y sus beneficiarios, y darles seguimiento a dichos trámites, asignando para tal efecto un folio de reclamación o servicio que le proporcionarán a los subordinados o sus beneficiarios
- brindar capacitación a su personal y mantenerlo actualizado en materia del SAR
- autentificar la identidad de las personas que requieran de sus servicios. Se prevé que para autenticar el registro, el traspaso, la recertificación presencial, la separación y unificación de cuentas individuales; la disposición parcial o total de recursos; la modificación o la actualización de los datos del expediente de identificación del trabajador, y los retiros programados y pensiones garantizadas, invariablemente se utilizará a partir del 2 de enero de 2016 la firma biométrica y manuscrita digitalizada del titular de los recursos o sus beneficiarios, y
- proporcionar gratuitamente al trabajador los servicios que otorguen por medios electrónicos, así como las acciones de autenticación de su identidad
Actualización de base de datos de trabajadores
En esta materia los artículos 112, 125 y el anexo L de las disposiciones señala que las:
- empresas operadoras están obligadas a:
- anotar en la Base de Datos Nacional SAR los atributos de cada cuenta individual y llevar una base de datos con los datos de las cuentas individuales de las personas que les soliciten una constancia sobre implicaciones del traspaso de sus recursos a otra administradora
- informar a:
- Afore los datos que el IMSS o el Infonavit les remitan, o en su caso el Registro Nacional de Población
- Consar sobre la interacción e intercambio de datos realizados por las instituciones de crédito, Afore, Siefore, empresas operadoras, empresas que presten servicios complementarios o auxiliares directamente relacionadas con el SAR y las entidades receptoras; así como las fallas que sufran en los procesos, precisando si tuvieron que repetirlos o ampliar sus plazos (art. 113)
- Afore deben:
- contactar a los titulares de las cuentas para actualizar su expediente de identificación cuando detecten que necesitan actualizar los datos de su cuenta individual, derivado del comunicado que reciban de las empresas operadoras.
Derivado de esto, las administradoras pueden buscar a los trabajadores por medio de: teléfono (fijo o celular) o de una visita domiciliaria. Para tales efectos deben ceñirse a los protocolos para asegurar: el número de teléfono; el domicilio; nombre de quién atiende el requerimiento, el trabajador o un tercero, y - seguir las mejores prácticas para acercarse a sus clientes y conservar en medios electrónicos el soporte documental, las bitácoras o grabaciones de las llamadas telefónicas por un periodo mínimo de 10 años y tenerlos a disposición de la Consar para que los supervise
Protección y seguridad de las cuentas individuales
De acuerdo con los artículos 90 y 92 de estas reglas, ahora las Afore, las empresas operadoras y las prestadoras de servicio son responsables de desarrollar medidas y prácticas para identificar, evaluar y aminorar las pérdidas por deficiencias o fallas en los procesos operativos derivados de la aplicación de la tecnología, la actividad humana o cualquier evento externo adverso relacionado con las cuentas individuales de los trabajadores (arts. 1o. fracc. CXXIII y 90).
Con esto se busca proteger la integridad, la confidencialidad, el uso y el acceso de la información así como implementar planes de contingencia y sistemas de procesamiento; de tal suerte que se contempla que en las páginas web, centros de atención telefónica, en las unidades especializadas, oficinas, sucursales u otros medios electrónicos que se pongan a disposición de los titulares de las cuentas individuales, adopten controles que aseguren la confidencialidad de sus datos; el respaldo de éstos, y los mecanismos para conocer y resolver operaciones fraudulentas por medios electrónicos, o cualquier otra contingencia de índole tecnológica.
Cuentas individuales
Asignación y reasignaión
Para la asignación y reasignación de las cuentas individuales de los trabajadores se contempla que las empresas operadoras tomen como base la edad de éstos, de acuerdo con su Número de Seguridad Social (NSS) y las integren en grupos homogéneos según: su edad; su salario base de cotización, el número de aportaciones registrados, y la subdelegación del IMSS, distinguiendo las reasignadas por primera vez de las subsecuentes (art. 129, segundo párrafo).
Registro y apertura
Los artículos 17, 134, 137, 138, 139, 140, 141, 149, 154, 193 y 194 precisan que:
- las Afore deben:
- dar a conocer a los subordinados toda la información relativa a los requisitos, plazos e implicaciones de estos trámites, y en general, aquella que les permita tomar una decisión informada
- devolver a la cuenta individual de sus titulares, los recursos derivados de los errores, las operaciones incorrectas, inconsistencias o irregularidades por registros o traspasos indebidos; asimismo, les resarcirán el importe de las comisiones cobradas durante el tiempo en que fue operada su cuenta y los rendimientos diarios
- prestar a los trabajadores sus servicios y realizar los trámites relacionados con sus cuentas individuales, desde la fecha de apertura de éstas. Esto implica un beneficio para los subordinados, pues antes las disposiciones se limitaban a señalar que estaban comprometidas solo a mandarles información, y
- asegurarse que los contratos de administración de fondos para el retiro, los documentos de rendimiento neto y las solicitudes de registro reúnan los requisitos previstos en los anexos “A”, “C” y “E” de las disposiciones en comento
- los trabajadores interesados en:
- registrar su cuenta individual en una Afore pueden llenar su pre-solicitud, en el portal de Internet creado por las empresas operadoras; una vez ingresada tal petición, las Afore están constreñidas a contactarlos a través de teléfono (fijo o celular) o una visita domiciliaria, y
- obtener una impresión de su constancia de registro o traspaso deben utilizar la contraseña generada por las empresas operadoras en el momento de la presentación de la solicitud correspondiente. Para ello las administradoras deben tener disponibles para sus clientes los medios electrónicos y el portal de Internet respectivo necesarios.
La constancia de registro o traspaso tendrá un folio, cuya vigencia será de 10 días hábiles, contados a partir de su emisión - la Consar tiene como una forma de control directo sobre el registro o traspaso de las cuentas individuales, la consulta contínua en línea, y
- las empresas operadoras y las Afore conjuntamente deben:
- entregar a la Consar los datos y el expediente administrativo relacionados con el registro o traspaso indebido manifestado por un trabajador, y
- establecer los criterios para que los beneficiarios de un trabajador fallecido firmen el formato de solicitud de registro, y
- todo agente promotor debe entregar a su cliente (trabajador), de manera física o por correo electrónico, un ejemplar de la solicitud; el contrato de administración de fondos debidamente firmados por él y el trabajador de que se trate; el documento de rendimiento neto y la copia de la credencial que acredite que su inscripción en el registro de agentes promotores está vigente
Traspaso
Los artículos 155, 160, 164, 169, 170, 176, 180, 182, 189, 204, 210, 215 y el Anexo C, Documento de Rendimiento Neto señalan que:
- el traspaso de las cuentas individuales se efectuará hasta que se identifiquen y autentifiquen a los subordinados y agentes promotores
- cuando la administradora receptora del traspaso detecte que el solicitante no tiene un expediente de identificación está obligada a integrarlo.
Por su parte, las empresas operadoras deben certificar la información contenida en las solicitudes, esto significa que deben verificar que: existe el expediente de identificación del trabajador; la cuenta no tiene un atributo que impida el registro o el traspaso y que cumple con los requisitos para que procedan estos trámites; estén vigentes la inscripción del agente promotor y los formatos de solicitud; y que exista la constancia sobre las implicaciones del traspaso - la omisión de los datos del trabajador tales como: su nombre completo; la imagen de su identificación; NSS; fecha de nacimiento, y género impiden el proceso de traspaso
- los trabajadores están obligados a presentar una constancia sobre las implicaciones del traspaso con la que acrediten que las conoce y están conscientes de las mismas. De hecho las Afore les deben informar que este documento es indispensable para que se realice el traspaso.
De ahí que las Afore transferentes son quienes deben proporcionar el servicio de emisión de estas constancias en sus oficinas, sucursales o unidad especializada, además de su centro de atención telefónica, y entregarlas al momento en que les sean solicitadas
Proceso de recertificación
Novedosamente las Afore, a los dos meses de administrar la cuenta de un trabajador, deben realizar el proceso de recertificación, a fin de que aquel manifieste expresamente su consentimiento para que su administradora siga operando sus recursos (art. 217).
Este proceso podrá efectuarse presencialmente mediante el agente promotor o ante el centro de atención telefónica (el agente tiene prohibido usar este último medio), previa identificación y autentificación de los colaboradores y su vigencia será de 12 meses, a partir de la fecha del registro de dicho atributo en la Base de Datos Nacional SAR (arts. 217, último párrafo; 218 y 219).
Las Afore tienen que entregar a los subordinados (físicamente y por correo electrónico) la información y los documentos relativos a este proceso (art. 219, último párrafo).
Unificación y separación
Cuando el IMSS instruya a las Afore para que unifique o separe alguna cuenta individual, aquellas atenderán y resolverán el trámite sin que los dueños de esos recursos o sus beneficiarios deban hacer la solicitud respectiva al Instituto (art. 258, segundo párrafo).
Las Afore pueden realizar estos movimientos cuando conozcan que una cuenta tiene depositados recursos que no le corresponden al titular o identifiquen dos o más cuentas de un mismo trabajador. Como puede observarse las administradoras son las responsables de proteger los recursos de los trabajadores (art. 259, fracc. III).
Estados de cuenta
El lapso dentro del cual las Afore están obligadas a emitirlos, es en los 20 días hábiles posteriores al 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre de cada año; anteriormente eran 15 días (art. 265, segundo párrafo).
En un estado de cuenta cuatrimestral, las Afore remitirán a los colaboradores la información general y las aclaraciones relacionadas con su cuenta, pero si a la fecha de corte de tal documento se está dentro del periodo de certificación o de liquidación por el traspaso de una cuenta, deberán enviar uno similar al momento de que envíen la constancia de registro, traspaso o recertificación, al domicilio del trabajador de que se trate, o al correo electrónico que éste haya proporcionado (arts. 274 y 277, fracc. I y segundo párrafo).
Aportaciones de ahorro voluntario
Los participantes en SAR establecerán los medios y las formas de pago que podrán utilizar los interesados en hacer depósitos para tal fin; sujetando sus aspectos operativos a la revisión de la Consar, y si es el caso, a que lleven a cabo acciones preventivas y correctivas (arts. 21 y 339, primer párrafo).
Si el titular de la cuenta desea aplicar la deducción fiscal prevista en la LISR tiene que emitir su voluntad expresamente, para que las Afore identifiquen y registren los recursos como aportaciones voluntarias con perspectiva de inversión de largo plazo (art. 341, tercer párrafo).
Se establece que mediante un portal en Internet, creado por las empresas operadoras, los trabajadores podrán realizar una pre-solicitud de domiciliación para el pago del ahorro voluntario (arts. 342 y 343).
Retiros parciales de ayudas de matrimonio y desempleo
Los trabajadores inscritos en el IMSS que quieran tramitar la ayuda para matrimonio están constreñidos a presentar, en original y copia la solicitud de los retiros parciales a la cual se anexarán: su identificación oficial con fotografía y firma y una copia simple para cotejo; su identificación emitida por el Seguro Social, el Infonavit y la Afore acompañado de una copia simple; el estado de cuenta emitido por la administradora respectiva; la Clave Única del Registro Nacional de Población (CURP), y una copia certificada del acta de matrimonio (art. 419, primer y segundo párrafos).
Se prevé la posibilidad de realizar este proceso por medios electrónicos, y para ello deberá existir la constancia electrónica de la solicitud y el depósito a favor del trabajador en su cuenta bancaria.
Los participantes del SAR deben informar al IMSS sobre los retiros parciales por la ayuda de gastos de matrimonio (art. 422).
Según los artículos 427, 428, y primero transitorio de estas disposiciones a partir del 1o. de junio de 2015 los asegurados que soliciten ayuda por desempleo, previo cumplimiento de los requisitos legales y si procede su pago lo recibirán de la siguiente forma:
- cinco días hábiles, contados a partir de la recepción de la resolución y certificado del IMSS, si el trabajador tiene mínimo 12 bimestres de cotización y su cuenta individual tres años de haber sido abierta, y
- seis mensualidades, si la cuenta individual tiene cinco años o más de abierta; la primera de esas parcialidades podrá ser por un monto de 30 días del último salario base de cotización a petición del trabajador y previa comprobación de que no se ha reincorporado a laborar. El interesado debe manifestar bajo protesta de decir verdad que subsiste el estado de desempleo cinco días naturales antes y cinco después a la fecha del pago de la siguiente mensualidad.
Se prohíbe a los agentes promotores que no estén dados de alta como agentes de servicio a involucrarse en el proceso de solicitud de ayuda para desempleo (arts. 1, fracc. IV y 449).
Disposiciones transitorias
Estas adecuaciones a pesar que se publicaron el 29 de diciembre de 2014, en lo general entrarán en vigor el próximo 1o. de marzo (art. Primero, Transitorio).
Del 2 de marzo de 2015 al 2 de enero de 2016 estarán disponibles de forma física las solitudes de registro, traspaso y recertificación; los contratos de administración de cuentas; los documentos de rendimiento neto y otros documentos, en dicho lapso las Afore están sujetas a integrarlos en medios electrónicos conforme a lo dispuesto por las disposiciones generales de 2014 (art. Cuarto, Transitorio).
