Cuentas claras: pague aguinaldo correctamente

Evita juicios laborales y la imposición de multas conociendo la normatividad aplicable

Como cada fin de año los patrones deben pagar a sus trabajadores el aguinaldo, prestación que quizás es una de las más esperada por este sector, debido a que con ella se solventan los gastos de la época decembrina.

A pesar de ser una obligación periódica, las empresas deben tener mucho cuidado en su determinación y pago porque en la práctica suelen incurrir en una serie de errores, los cuales repercuten en el clima laboral y las finanzas de las organizaciones, por la interposición de demandas o la imposición de sanciones por parte de las autoridades laborales.

Además el cabal cumplimiento de este deber ayuda a reactivar la economía del país, a través del consumo, tan es así que existen programas como el denominado “buen fin”, implementado desde hace algunos años por el sector empresarial y el gobierno federal, cuyo objetivo es incentivar la adquisición de bienes, productos y servicios a precios preferenciales.

A continuación se abordan los aspectos a considerar para la entrega de esta prestación y como complemento en la sección de Contabilidad Fiscal de esta misma edición aparece un caso práctico intitulado “Aguinaldo y ajuste anual”, en donde se detalla la mecánica de cálculo de este concepto e ISR a retener.

Generalidades

¿Qué es el aguinaldo y en dónde se regula?

La LFT no define este concepto, sin embargo el Diccionario Jurídico Mexicano, editado por el Instituto de Investigaciones Jurídicas de la Universidad Nacional Autónoma de México señala que es: “Cantidad que por disposición legal será entregada cada fin de año a los trabajadores por quien haya contratado sus servicios. Debe ascender, como mínimo, al equivalente de quince días de salario en el campo de las actividades productivas en general y a un mes de salario cuando se trate de los empleados de los Poderes de la Unión y del Departamento del Distrito Federal”.

De acuerdo con la exposición de motivos de la LFT su objetivo es conceder a los trabajadores una cantidad suficiente para hacer frente a los gastos extraordinarios de las fiestas de fin de año, los cuales con el simple salario no pueden ser solventados.

El artículo 87 de la LFT establece las reglas y los requisitos para dar cumplimiento de esta obligación.

En ese sentido la tesis bajo el rubro: AGUINALDO, NATURALEZA DEL, localizada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Séptima Época, Volumen 45 Quinta Parte, p. 20, Materia Laboral, Tesis Aislada, Cuarta Sala, Registro 244,252, septiembre de 1972, indica que se concede en virtud de la costumbre del aguinaldo de navidad o de fin de año y con motivo de esas fiestas, y que por ende es un beneficio diferente a otros derivados de los contratos colectivos.

¿Cuál es el monto de aguinaldo que debe pagarse a los trabajadores?

Se debe cubrir al personal por este concepto un mínimo 15 días de salario; pero ello no limita la posibilidad de concederles un beneficio superior derivado de las negociaciones o acuerdos llevados a cabo entre los patrones y sus subordinados, el cual debe quedar plasmado en los contratos individuales o colectivos de trabajo o en las políticas de prestaciones y compensaciones correspondientes (art. 87, LFT).

Sin embargo, esporádicamente cuando alguna compañía obtiene durante el año resultados excepcionalmente positivos puede optar por cubrir esta prestación en un monto mayor al mínimo legal señalado.

En estos casos se debe incluir en los recibos de pago respectivos una leyenda especial en donde se indique claramente que se efectúa en una cuantía mayor “por única ocasión”; esto para impedir que en periodos subsecuentes los colaboradores reclamen a sus patrones el pago de diferencias por este concepto, utilizando como argumento la aplicación del principio legal de que la costumbre es fuente de obligaciones (art. 17, LFT).

Fecha límite de cumplimiento

¿En qué fecha debe cubrirse el aguinaldo?

Debe realizarse antes del 20 de diciembre del año de que se trate, esto es a más tardar el 19 (art. 87, LFT).

No obstante, algunas organizaciones habitualmente anticipan el pago de esta prestación, lo cual es riesgoso, porque contraviene la naturaleza jurídica de esta prestación pues no se cumple con su propósito de creación: hacer frente a los gastos extraordinarios de la época de fin de año.

Posiblemente el arraigo de esta práctica violatoria de la LFT deriva de la publicación, en los últimos años, de los Decretos que establecen los lineamientos para el pago del aguinaldo en las dependencias y oficinas del sector público, que en este ejercicio se dieron a conocer en el DOF el 10 de noviembre de 2014, el cual en su numeral séptimo permite a dichas entidades para que en 2014, adelanten el pago del aguinaldo a sus colaboradores desde el 14 de noviembre, prerrogativa inaplicable al sector privado.

¿Existe la posibilidad de diferir la entrega del aguinaldo? 

No, porque no existe una disposición en la LFT que contemple tal posibilidad. Sin embargo, en casos especiales –cuando existe una causa económica que lo justifique– las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA) autorizan el cumplimiento de esta obligación en parcialidades.

Para tal diferimiento es menester que los patrones celebren un convenio con sus colaboradores, en el que ambas partes manifiesten su conformidad de aplazar el pago. Este documento debe ratificarse ante la JCA competente por lo que el patrón tiene que aportar los medios necesarios para comprobar fehacientemente las circunstancias de la falta de liquidez que dieron lugar al desfasamiento del pago, tales como la contabilidad, los estados financieros, entre otros documentos (art. 33, segundo párrafo, LFT).

Elementos para su pago

¿Cuál es la base salarial a utilizar para su cálculo? 

Depende directamente de la modalidad del salario pactado en el contrato de trabajo celebrado entre la empresa y sus colaboradores, la cual puede ser:

  • fija. Es la cuota diaria vigente al momento del pago, la cual se obtiene dividiendo el salario mensual, quincenal o semanal convenido en el contrato individual de trabajo entre 30, 15 o siete días, según corresponda (art. 89, tercer párrafo, LFT). 
    Este criterio ha sido confirmado por los tribunales de la materia en la resolución bajo la voz: AGUINALDO, SALARIO BASE PARA LA CUANTIFICACIÓN DEL,

    localizada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Octava Época, Tomo XII, p. 18, Materia Laboral, Tesis Aislada, Registro 215,235, agosto de 1993

  • variable. Es el promedio diario de los ingresos recibidos por el trabajador. Éste se calcula dividiendo el total de las percepciones anuales o las generadas por aquel durante el año, entre 365 días o los efectivamente laborados.
    Si bien este procedimiento se aplica a los comisionistas principalmente, con base en el principio de analogía puede emplearse para cualquier otro colaborador que perciba ingresos variables, tales como destajistas, transportistas y subordinados por unidad de obra o tiempo (arts. 83, 87 y 289, LFT), y
  • mixta. Se aplican las reglas de los salarios fijos y variables señaladas, y después se suman los resultados para obtener la cuota mixta

Si algún trabajador percibió diferentes ingresos salariales en 2014, derivado de incrementos o ascensos, la base para el pago es el salario vigente en el día en que nace el derecho al cobro de este concepto y no el promedio anual. Esto acorde con la resolución de rubro: AGUINALDO. PAGO DE; localizada en el Semanario Judicial de la Federación, Octava Época, Tomo XIV, p. 411, Materia Laboral, Tesis Aislada, Registro 211,054, julio de 1994.

No obstante, en 2006 los Tribunales Colegiados de Circuito en materia laboral sentaron una jurisprudencia identificada con rubro: VACACIONES, PRIMA VACACIONAL Y AGUINALDO. SALARIO QUE DEBE SERVIR DE BASE PARA SU CUANTIFICACIÓN, publicada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXIV, p. 1318, Materia Laboral, Tesis I.13o.T. J/8 Jurisprudencia, Registro 173,974, octubre de 2006, en la que consideran al salario diario integrado como base para el pago de las vacaciones, prima vacacional y el aguinaldo y no la cuota diaria ordinaria.

Este argumento fue retomado en mayo de 2011 en la tesis aislada: AGUINALDO. SALARIO QUE DEBE SERVIR DE BASE PARA SU PAGO, dada a conocer en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXXIII, p. 1011, Materia Laboral, Tesis III.1o.T.116 L. Aislada, Registro 162,231, mayo de 2011.

En nuestra opinión, ambos criterios son jurídicamente incorrectos, debido a que no es posible cubrir el aguinaldo con un salario que a su vez está integrado por la misma prestación.

Además esto trasciende al ámbito de la seguridad social porque la misma problemática de reintegración del aguinaldo se presenta en el cálculo del salario base de cotización para el pago de cuotas obrero-patronales del IMSS y de aportaciones Infonavit.

Desgraciadamente con la existencia de estos criterios jurisprudenciales, las compañías corren el riesgo de que en la tramitación de los juicios laborales, en donde los trabajadores llegasen a invocarlos, las JCA respectivas y los Tribunales Colegiados de Circuito los apliquen en virtud de que legalmente están obligados a hacerlo. 

¿Cuál es la forma en que debe cubrirse el aguinaldo? 

Debe pagarse en efectivo, toda vez que el aguinaldo está contemplado en el Título Tercero, Capítulo V, de la LFT denominado “Del salario”. De ahí que le sean aplicables las normas protectoras y los privilegios del salario, en particular el artículo 101 de la LFT, el cual prevé que el salario debe cubrirse en moneda de curso legal y no con vales, fichas u otros instrumentos sustitutivos de la moneda. 

¿Es viable la realización de descuentos al aguinaldo? 

Sí, porque como se señaló, el salario y el aguinaldo están regulados en el mismo capítulo de la LFT, por tanto pueden aplicársele los descuentos contemplados en el numeral 110 de la LFT. Por ende, las deducciones permitidas al aguinaldo son:

  • deudas contraídas con su patrón por pérdidas, daños, averías, errores y adquisición de productos elaborados por aquel, siempre que el monto total del adeudo no rebase de un mes de salario, ni las retenciones parciales del 30% del excedente del salario mínimo general vigente, y
  • pensiones alimenticias, cuya cuantía debe ajustarse al porcentaje plasmado en el oficio emitido por el Juez de lo Familiar competente

¿Cuáles son los días que se deben considerar para la generación de aguinaldo?

Únicamente los efectivamente laborados en el año, esto es:

  • días en que los trabajadores prestaron sus servicios y devengaron salario (art. 87, LFT)
  • lapsos de privación de la libertad de los subordinados cuando hubiesen obrado en defensa de los intereses de su patrón (art. 42, fracc. III, LFT)
  • incapacidades por maternidad y riesgos de trabajo (arts. 127, fracc. IV; 170, fraccs. II y V y 491, LFT)
  • licencias por paternidad (art. 132, fracc. XXVII Bis, LFT), y
  • permisos contractuales con goce de salario

Por lo que hace a los días excluidos para efectos del aguinaldo están:

  • incapacidades por enfermedad general (art. 42, fraccs. I y II, LFT)
  • permisos sin goce de salario
  • periodos de privación de la libertad de los trabajadores cuando no existe justificación ni defensa de los intereses del patrón (art. 42, fraccs. III y IV, LFT), y
  • faltas injustificadas

¿Qué regla debe aplicarse para la determinación del aguinaldo de personal que labora semana o jornada reducida?

Para el personal que se subordina bajo la modalidad de semana reducida, su aguinaldo se calcula proporcionalmente tomando con base en los días efectivamente trabajados en el año (art. 87, segundo párrafo, LFT).

Por su parte a los que prestan sus servicios en jornada reducida, se consideran los días efectivamente trabajados en el año y el salario percibido al momento de efectuarse el pago respectivo (arts. 82 y 87, LFT). 

¿Qué efectos produce el estado de huelga en la generación del aguinaldo?

El precepto 447 de la LFT considera a la huelga como causal de suspensión de las relaciones de trabajo, por ello no debe tomarse en cuenta el lapso de huelga para el pago del aguinaldo; sin embargo deben considerarse los siguientes supuestos, si:

  • ésta termina por mutuo acuerdo de las partes, deben revisarse los pactos a los que se llegaron en el convenio respectivo para verificar la naturaleza otorgada al lapso de suspensión de labores. Ello porque las partes pueden o no reconocer ese periodo como tiempo efectivo de prestación de servicios. En todo caso

    si al tiempo de duración de la huelga se le concede el carácter de trabajado entonces sí debe computarse para el otorgamiento del aguinaldo porque se tienen que cubrir a los subordinados los salarios caídos respectivos

  • el patrón se allana a las pretensiones sindicales

    , los días de suspensión de los trabajos también se consideran efectivamente prestados porque la empresa debe cubrir salarios y prestaciones que hubiesen dejado de percibir aquellos, y

  • la JCA competente resuelve sobre la imputabilidad de la huelga al patrón, lo cual significa que la huelga fue atribuible a éste, por lo que se le condena al pago de los salarios, así como de las prestaciones que se dejaron de cubrir durante el periodo de huelga, dentro de las cuales se contempla el aguinaldo

Por ello, se sugiere a los patrones como medida preventiva en caso de huelga establezcan un pasivo para hacer frente a las erogaciones que conlleva esta clase de procedimientos, especialmente por lo que hace al aguinaldo, pues de no hacerlo, por falta de liquidez pueden enfrentarse a una nueva controversia de carácter colectiva con su personal 

¿Cómo comprueban los patrones haber realizado el pago del aguinaldo?

Debe elaborase el recibo respectivo, en el que se incluya el concepto (aguinaldo), monto a cubrir y el año que se está pagando. Es necesario recabar la firma de conformidad del trabajador en este documento.

El recibo debe conservarse durante el último año de servicios y uno posterior a aquel en que concluya la relación laboral, porque en un juicio laboral, la carga de la prueba recae en el patrón, quien está obligado a demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, incluyendo el pago de aguinaldo (art. 804, fracc. IV y último párrafo, LFT).

Lo anterior es independiente a la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) referida en los numerales 29 y 29-A del CFF y 27, fracción V y 99, fracción III de la LISR, vigentes desde el 1o. de enero de 2014.

El objeto de este manejo simultáneo es evitar en los juicios laborales las complejidades probatorias que en materia de los medios electrónicos indica la legislación laboral.

No obstante los patrones podrían establecer un sistema electrónico mediante el cual los trabajadores al momento de recibir el CFDI, declaren que están conformes con su contenido digitando una clave o un número de identificación personal (NIP); supuesto en que las compañías deben insertar en los contratos individuales de trabajo una cláusula de sumisión, en la que se indiquen las características del funcionamiento de dicho procedimiento, además del reconocimiento y consentimiento de los subordinados de que con la digitación de su clave o NIP reconocen y aceptan el contenido y los pagos efectuados por sus patrones.

Adicionalmente los recibos de pago a través de los CFDI deben incluir la leyenda de que con el acuse de recibo de los citados documentos, el personal está conforme con los conceptos y las cantidades que la empresa les está pagando, así como con las deducciones efectuadas, otorgándole el más amplio finiquito liberatorio de obligaciones que en derecho proceda y no reservándose ninguna acción o derecho que ejercitar en su contra

Prescripción

¿El derecho al cobro del aguinaldo prescribe? 

Sí, esta prerrogativa prescribe en un año, contado a partir de la fecha en que es exigible, es decir, a partir del 20 de diciembre del año de cobro, debido a que la fecha límite para su entrega es el 19 de ese mes (art. 516, LFT).

A pesar de esto, inexplicablemente los tribunales en 2011 resolvieron que la fecha de inicio del cómputo de la prescripción es el 21 de diciembre, a través de la jurisprudencia bajo el rubro: AGUINALDO. EL CÓMPUTO DEL TÉRMINO PARA QUE OPERE LA PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN PARA DEMANDAR SU PAGO INICIA A PARTIR DE LA FECHA EN QUE ES EXIGIBLE, localizada en el Semanario Judicial de la Federación, Novena Época, Tomo XXXIV, p. 895, Materia Laboral, Tesis I.6o.T. J/115 Jurisprudencia, Registro 161,402, agosto de 2011, lo que lamentablemente amplía un día más el lapso de prescripción para el cobro del aguinaldo a favor de los trabajadores.

Sanción por incumplimiento

Infringir con la normatividad aplicable al aguinaldo trae consigo la imposición de una multa a los patrones, por el equivalente de 50 a 5,000 veces el salario mínimo general vigente en el DF, esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 por trabajador afectado (arts. 992, penúltimo párrafo y 1002, LFT).

Conclusión

Toda vez que el aguinaldo es una de las prestaciones más representativas para los subordinados, se debe tener especial cuidado en su cumplimiento, por lo que conocer la regulación legal y la correcta manera de aplicarla es vital para las compañías, a efecto de mantener un clima laboral favorable y evitar a toda costa juicios laborales, al igual que la imposición de sanciones.

Finalmente es recomendable iniciar su determinación anticipadamente, pues en caso de que surjan dudas sobre su cálculo, el área de recursos humanos tenga el tiempo suficiente para resolverlas y cumplir adecuadamente con este deber.