Soy locatario dentro de una plaza comercial y me dedico a la venta de ropa en una escala muy pequeña. En días pasados me comentaron que estaba obligado a llevar una contabilidad. ¿Es esto cierto, y en su caso, qué requisitos necesito cumplir?
Sí existe esta obligación, de acuerdo con la naturaleza de sus actividades. Al respecto, el Código de Comercio (CCom) considera que son comerciantes las personas que, teniendo capacidad legal para ejercer esta actividad, la realizan como su ocupación ordinaria (art. 3).
El Código mencionado contiene obligaciones inherentes a los comerciantes, y dentro de estas se localiza la de llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, mediante los instrumentos, recursos, y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio (art. 16, CCom).
A pesar de la libertad de medios que permite el CCom, los registros contables deben cumplir con los siguientes requisitos (art. 33):
- Permitir identificar las operaciones individuales y sus características, y mantener los documentos comprobatorios originales que les sirvan de sustento
- Seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa
- Posibilitar la preparación de los estados que se incluyan o sean consideradas dentro de la información financiera del negocio
- Facilitar el conectar y rastrear las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales
- Incluir los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y de las cifras resultantes
Adicionalmente, y sin importar el sistema de registro por el que se opte, es menester que esté debidamente encuadernado, empastado y foliado el libro mayor, lo cual podrá ser realizado a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, con independencia de las previsiones contenidas en la legislación fiscal (art. 34, CCom).
En el libro mayor se anotarán, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Por último, los registros serán llevados en castellano, aun cuando el comerciante fuese extranjero. Y, se conservarán, junto con los libros, los documentos comprobantes originales de las operaciones, por un plazo mínimo de 10 años (arts. 36, 38 y 46 CCom).
No obstante, es trascendente crear y mantener la contabilidad, de acuerdo con su régimen de tributación, tal y como lo prescriben las disposiciones fiscales, toda vez que de no hacerlo así se generarán consecuencias, desde la imposición de multas hasta la posible determinación presuntiva de ingresos.
