¿AUTORIDAD PARA presentar el AVISO?
Acabo de enterarme de la entrada en vigor del aviso de privacidad, pero no encuentro la autoridad, dependencia u órgano encargado ante el que debo presentarlo, ¿es ante el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos?
Es una pregunta recurrente por parte de nuestros suscriptores el necesitar saber ante qué autoridad se presenta el aviso de privacidad derivado de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).
En diversas notas se ha aclarado que el aviso de privacidad no se presenta ante autoridad alguna, pues se basa en el consentimiento otorgado entre particulares para el manejo de los datos que se formalizará y ya sea tácita o expresamente, y el artículo 8 de la LFPDPPP indica la forma de otorgarse. Es expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos. Es tácito cuando el titular consiente el tratamiento de sus datos, si habiéndose puesto a su disposición el aviso de privacidad, no manifiesta su oposición.
Los datos financieros o patrimoniales requieren el consentimiento expreso de su titular, salvo las excepciones referidas en la ley, mientras que los datos personales sensibles deben ser compartidos por su titular mediando firma autógrafa, electrónica o usando algún otro sistema de autenticación (artículo 9 de la LFPDPPP).
¿FIRMA FORZOSA?
Haciendo caso a las recomendaciones de IDC, ya elaboré mi aviso de privacidad por escrito, ¿en todos los casos debo recabar la firma?
No, pues el único caso que requiere firma autógrafa o electrónica, es cuando los datos revelados entre las partes son de los considerados sensibles por la ley , siendo que respecto a esta clase de datos no pueden crearse bases sin que se justifique una finalidad legítima, concreta y acorde con las actividades o fines del sujeto que recaba los datos (artículo 9o de la LFPDPPP).
No obstante, consideramos que el recabar las firmas de los titulares de los datos mediante avisos de privacidad que consten por escrito u obtenerlo por medios electrónicos, será un elemento probatorio más sólido en caso de que alguna persona física argumentara que no se le proporcionó el aviso de privacidad, pues queda aun, debido a la novedad de la ley, poco claro cómo se llevará a cabo la comprobación de haberse puesto a disposición el referido aviso.
Por ello, aunque seguro significará un trabajo más arduo, se recomienda contar con un archivo de copias de tales avisos, para así, de presentarse un procedimiento de verificación, tener la documentación probatoria en caso de un litigio con un titular.
Una recomendación sería realizar una publicación en el diario de mayor circulación de su entidad federativa o mandar por correo certificado el citado aviso, guardando las documentales respectivas.
AVISO, ¿RETROACTIVO?
Desconocía totalmente la LFPDPPP, y ahora veo que debí cumplir con la obligación desde el pasado 6 de julio. Si la Ley entró en vigor de manera general desde el 6 de julio de 2010, y lo relativo al aviso de privacidad el 6 de julio de este año, ¿necesito contar con los avisos de las personas que me hubiesen compartido datos desde el 5 de julio de 2010 o desde el 6 de julio de 2011?
La Ley, como bien se comenta, está vigente desde julio de 2010, pero lo relativo a los avisos, es obligatorio contar con ellos desde el pasado 6 de julio. Por ende, podríamos concluir que se deben otorgar los avisos de privacidad de las personas físicas titulares de las que se siguen utilizando sus datos, y no de aquéllas de quienes no.
Los titulares ya no tienen razón para dar su consentimiento para el uso de sus datos, al no estar viva la relación que lo originó, no obstante, podrían ejercer ante los responsables sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición contemplados en el Capítulo IV de la Ley, al igual que a dar inicio, si fuera el caso, al procedimiento de protección de derechos establecido en el Capítulo VII de la misma, pero esto tendría que ser a partir de enero de 2012 de acuerdo con el artículo cuarto transitorio de la Ley.
Tal procedimiento, como lo menciona el artículo 45 de la LFPDPPP, se inicia a instancia del titular o de su representante legal, expresando con claridad el contenido de su reclamación y de los preceptos de esta Ley que se consideran vulnerados.
¿AVISOS PARA candidatos?
Laboro en el departamento de compras de una empresa y estoy enterado de la obligación de hacer el aviso de privacidad con las personas físicas que me den a conocer sus datos personales. ¿Esto también es aplicable entre la empresa y sus candidatos (prospectos) de trabajadores, ya que el departamento de recursos humanos no sabe como actuar al respecto?
La LFPDPPP es clara en su artículo 1º: “es de orden público y de observancia general en toda la República y tiene por objeto la protección de los datos personales en posesión de los particulares, con la finalidad de regular su tratamiento legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas.” Los posibles trabajadores no son la excepción de ese derecho a la privacidad y el derecho a la autodeterminación, por lo que igualmente, debe existir un aviso de privacidad que los proteja y determine el alcance y las transferencias que se podrán hacer con sus datos, con mayor razón si recordamos que en los procesos de selección y reclutamiento hechos por las compañías suelen revelarse muchos datos personales sensibles de los prospectos laborales.
Por lo anterior, se concluye que sí deben elaborarse los avisos de privacidad en tales casos.
