KPMG investigó decenas de fraudes en México, y se percató de que las áreas más comunes donde se presentan estas conductas dentro de las compañías son en dos principalmente: el área de Tesorería, porque el efectivo sigue siendo el activo más fácil de robar, y el área de Compras, por la colusión entre empleados y proveedores. Este dato se sustenta en la Encuesta de Fraude en México 2010 de KPMG.
La mayor parte de los fraudes en el área de Tesorería se pueden calificar como malversación o robo de activos y los fraudes con proveedores se pueden clasificar dentro de los fraudes relacionados con compras.
Parecería inverosímil, pero en muchos casos, el modus operandi consiste en transferencias electrónicas de efectivo hechas directamente de la cuenta bancaria de la compañía a la de un empleado. Generalmente la administración no se da cuenta de esta anomalía hasta después de un periodo promedio de 6 meses. En otras ocasiones existen cheques emitidos al mismo beneficiario varias veces, cheques que se emiten “a nosotros mismos” y que son cambiados por efectivo.
Algunas de las razones más comunes detrás de todos estos ejemplos son:
1. Existen empleados dentro del departamento de Finanzas que pueden hacer transferencias electrónicas desde su computadora sin que haya una segunda firma que las autorice.
2. Las conciliaciones bancarias no son revisadas con el detalle necesario. Además lo hacen individuos con funciones incompatibles a aquellos que manejan el efectivo y a quienes las preparan.
3. Las salidas de efectivo no se documentan y no se autorizan conforme a las políticas de la compañía “debido a la urgencia”.
4. La “posición de efectivo” (cuánto dinero se tiene disponible) no es revisada con frecuencia y con detalle por los altos mandos de la administración.
5. No se le asigna responsabilidad sobre el efectivo a los empleados involucrados no sólo en su custodia y administración, sino a aquellos incluso de alto nivel que deberían estar a cargo de su monitoreo.
Cuando se descubren este tipo de incidencias de fraude, generalmente se puede demostrar que hubo robo y comenzar una causa penal en contra del empleado. Sin embargo, lo más difícil es la recuperación de los activos.
