Por París Pérez
Con la herramienta electrónica “convertidor de Excel a XML” dada a conocer por el SAT en su página en Internet, los contribuyentes –personas físicas y morales– obligados a enviar por medios electrónicos su contabilidad, pueden capturar en el programa Excel, la información a enviar a la autoridad (archivos XML, de su catálogo de pólizas, balanza y pólizas cuando la autoridad las requiera).
El archivo para la instalación, así como sus manuales de instalación y usuario pueden obtenerse en el siguiente enlace.
Ahí se puede descargar:
- Complemento básico, y
- Componente complementario
Instalada la herramienta, se abre Excel y se selecciona el complemento “Contabilidad Electrónica”.
Se pulsa el botón “Abrir Plantilla”.
En el campo “Nombre” se introduce uno para guardar la plantilla que se va a crear y posteriormente se guarda.
Se puede generar:
Con ello se muestra la hoja para realizar la captura de información de la plantilla “Catálogo de Cuentas”, en la cual se ingresa el RFC del contribuyente, mes al que corresponde y el año. Pueden generarse archivos a partir de enero 2015 y hasta el mes inmediato anterior al presente.
En su apartado número dos, se comenzarán a introducir los datos del catálogo del contribuyente.
Los campos en color blanco son campos “Opcionales”. Los campos que se presentan en rojo son campos “Requeridos”, que cambian a color azul una vez que se han llenado.
Para agregar más filas basta con activar la celda inmediata posterior de la última cuenta capturada y pulsar el botón “Insertar fila”.
Para eliminar un registro, se selecciona ésta y se da un clic en el botón “Eliminar Fila”.
Concluida la captura de la información, se guarda seleccionando el botón “Guardar”, para dar un nombre al archivo y almacenarlo en la ruta que el contribuyente elija.
A continuación se genera el archivo que se enviará al SAT, para lo cual se pulsa el botón “Genera XML”.
Si el archivo contiene algún campo en rojo (con error o vacío) se muestra el mensaje que se encontraron errores, sin que pueda generarse el XML hasta su corrección.
Con todos los datos “válidos” (celdas en color azul o blanco) el sistema mostrará la ventana para seleccionar la ubicación donde se desea guardar el archivo.
El nombre del archivo es dado por el propio sistema con base en los datos del contribuyente apegándose a lo dispuesto en la propia RMISC, por lo que no debe modificarse éste y solo guardarse en el destino elegido.
Se presenta un mensaje indicando que fue correctamente generado.
El resultado es el archivo .ZIP con la nomenclatura correcta, que deberá enviarse a través de la página del SAT, siguiendo la ruta desde “Buzón tributario”, Aplicaciones–Contabilidad Electrónica–Envíos, por el portal de “Tramites y Servicios” en la dirección Tramites–Contabilidad Electrónica–Envío.
Bajo la misma mecánica se pueden generar los archivos de la balanza de comprobación y de las pólizas. Para ello es necesario contar con el catálogo de cuentas previamente capturadas en la plantilla correspondiente.
