Próximamente el SAT contará con mayores elementos para realizar actos de fiscalización, pues podrá acceder desde su sistema a la contabilidad de todos los contribuyentes.
Esto es así pues en términos del artículo 28, fracciones III y IV del CFF, desde el 1 de julio de 2014, los causantes deben llevar su contabilidad en medios electrónicos e ingresarla a la página de Internet de este organismo.
Si bien esta nueva obligación ya está vigente, dada su complejidad se ha otorgado una prórroga de tal suerte que el primer envío se realizará en octubre de este año.
La disposición aplica a todos los contribuyentes que están obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que deben hacerlo por medio de la herramienta de “Mis Cuentas” por lo que en esta edición se abarcan los aspectos esenciales que desde ahora debe conocer e implementar en su empresa.
Qué es la contabilidad
Las Normas de Información Financiera (NIF´s), definen a la contabilidad como la técnica para el registro de operaciones que produce información financiera.
Para efectos fiscales el término es mucho más amplio, pues en términos del CFF se integra por: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, la que obliguen otras leyes y los equipos de control volumétricos de combustibles de contribuyentes del IESPS (art. 28, fracc. I, CFF).
Adicionalmente, el artículo 33 del RCFF publicado en el DOF el 2 de abril de 2014, prevé los documentos e información que integran la contabilidad incluso los requisitos de los asientos contables.
Requisitos de la contabilidad
Los registros o asientos contables del contribuyente deben (arts. 28, fracc. II, CFF y 33, RCFF):
Modo de llevar la contabilidad
Los registros o asientos deben llevarse en medios electrónicos y la documentación comprobatoria debe estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Para ello, debe conservarse toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde se almacenan y procesan los datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación (art. 34, RCFF).
En la edición 329, del 15 de julio de 2014, en la sección “Fiscal”, podrá consultar el tema “Contabilidad digital se tambalea”, donde encontrará más información respecto a este tema.
Adicionalmente la RMISC establece que los sistemas electrónicos en que se lleve la contabilidad deben tener la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan (regla I.2.8.6., RMISC, publicada en el DOF el 4 de julio de 2014):
- catálogo de cuentas utilizado en el periodo; al cual se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados A y B, de la RMISC (publicado en el DOF el 11 de julio de 2014)
- balanza de comprobación de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden, que incluya:
- saldos iniciales
- movimientos del periodo
- saldos finales
En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas, así como las actividades por las que no deba pagar el impuesto. También se deben precisar los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados (Anexo 24, apartado C, RMISC)
- información de las pólizas generadas incluyendo:
- detalle por transacción
- cuenta
- subcuenta
- partida
- sus auxiliares
En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, los impuestos con las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de este (Anexo 24, apartado D, RMISC)
A continuación se analizará el contenido y la estructura que deben reunir cada uno de los archivos .xlm, que deberán enviarse al SAT a través del Buzón Tributario.
Catálogo de cuentas
Las cuentas que maneje el contribuyente, deben agruparse con base en el catálogo de cuentas dado a conocer por el SAT para integrar el archivo que se enviará a la autoridad.
Solo hay que relacionar las cuentas que estén activas, por lo que se sugiere depurar el catálogo de cuentas del contribuyente para eliminar todas aquellas que han dejado de utilizarse.
De utilizar cuentas adicionales a las relacionadas en el catálogo de la autoridad, estas se considerarán en la cuenta genérica “Otros”, del activo, pasivo, etc., según corresponda.
Respecto a las cuentas contingentes (de orden), exclusivamente se reportarán las consideradas como tales en el catálogo de la autoridad, es decir, únicamente incluyen la CUCA y CUFIN.
De no atender a las recomendaciones señaladas en estos últimos dos puntos, el archivo .xml, no cumplirá con lo dispuesto en el anexo 24 de la RMISC, pues se incluirían cuentas que no están contempladas en el catálogo del SAT.
En nuestra página en Internet, podrá obtener el catálogo agrupador de cuentas del SAT completo.
A fin de ejemplificar las actividades a realizar y considerando la extensión del catálogo de cuentas que normalmente utiliza una empresa, se tomará nada más la cuenta de bancos.
| Catálogo de cuentas del contribuyente | Catálogo agrupador de cuentas del SAT | ||
| Número | Nombre de la cuenta | Código agrupador | Nombre Cuenta |
| 10102 | Bancos | 2 | Bancos |
| 10102.01 | Bancos Moneda Nacional | 2.1 | Bancos nacionales |
| 10102.01.01 | Banco del Norte | ||
| 10102.01.01.001 | Cuenta 456987 (nómina) | ||
| 10102.01.01.002 | Cuenta 654894 (proveedores) | ||
| 10102.01.02 | Banco Nacional | ||
| 10102.01.02.001 | Cuenta 468984 | ||
| 10102.01.01.002 | Cuenta 326548 | ||
| 2.2 | Bancos extranjeros | ||
Como se aprecia, en el catálogo del sistema contable existe un mayor desglose de las subcuentas, pues cada una de ellas se refiere a una cuenta de bancos distinta.
En el catálogo del SAT el único detalle que se requiere en la cuenta de bancos es si se trata de un banco nacional o extranjero.
En el caso concreto:
- no se tienen cuentas en instituciones bancarias del extranjero por lo que no hay necesidad de reportar la cuenta “2.2”
- la totalidad de las cuentas de bancos se reflejan en la fila “2.1 Bancos nacionales”
Una vez que se han agrupado las cuentas se puede elaborar el archivo .xml, Para estos efectos se debe respetar la estructura contenida en el Anexo 24 apartado “A”, de la RMISC, publicado en el DOF el 4 de julio de 2014.
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| Version | Expresión de la versión del formato | Sí | Valor prefijado “1.0” |
| RFC | RFC del contribuyente que envía el catálogo | Sí | Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física, respectivamente) |
| TotalCtas | Número cuentas que se relacionan en el catálogo | Sí | Valor mínimo incluyente dos |
| Mes | Mes en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza | Sí | Valores permitidos del 01 hasta el 12 |
| Año | Año en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza | Sí | Valor mínimo 2014 y máximo 2099 |
El nodo Ctas, es el obligatorio para expresar el detalle de cada cuenta del catálogo.
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| CodAgrup | Código agrupador de cuentas conforme al catálogo publicado por el SAT en la página de Internet. Se debe agrupar cada cuenta en el concepto que corresponda | Sí | Patrón [0.-9]{1,12} |
| Num Cta | Clave que distingue la cuenta en la contabilidad del contribuyente | Sí | Longitud mínima uno y máxima 100 |
| Desc | Nombre de la cuenta | Sí | Longitud mínima uno y máxima 200 |
| SubCtaDe | En el caso de subcuentas. Sirve para expresar la clave de la cuenta a la que pertenece dicha subcuenta | No | Longitud mínima uno y máxima 100 |
| Nivel | Nivel al que se encuentra la cuenta en el catálogo | Sí | Valor mínimo incluyente uno |
| Natur | Manifestar la naturaleza de la cuenta: deudora (D) o acreedora (A) | Patrón [DA] |
El archivo .xml, será el siguiente:
El catálogo de cuentas se debe enviar la primera vez que se remita la información al SAT y deberá reenviarse cuando el contribuyente lo modifique, ya sea eliminando o adicionando cuentas.
Por el ejercicio 2014, la información deberá ser entregada a la autoridad en octubre de 2014 (art. Décimo Tercero Transitorio, segunda modificación a la RMISC).
Otras consideraciones a tomar para agrupar el catálogo de cuentas del contribuyente con el del SAT es cuando se tienen por ejemplo las siguientes cuentas:
| Catálogo de cuentas del contribuyente | Catálogo agrupador de cuentas del SAT | ||
| Número | Nombre de la cuenta | Código agrupador | Nombre Cuenta |
| 10105 | Clientes | 4 | Clientes |
| 10105.01 | Clientes nacionales | 4.1 | Clientes nacionales |
| 10105.01.01 | Casa Blanca, S.A. | ||
| 10105.01.02 | Robles Nacionales, S.A. | ||
| … | … | … | |
| 50901.001 | Sueldos y salarios normales (personal administrativo) | 69.1 | Otros Gastos |
| 50901.002 | Prestaciones normales (personal administrativo) | ||
| 60000 | Cuentas de orden | Cuentas de Orden | |
| 60100 | Mercancías en consignación | ||
| 60101 | Mercancías en consignación nacionales | ||
| 60101.001 | Mercancías en consignación “Plásticos del Norte, S.A.” | ||
| 60800 | CUCA | 74 | CUCA |
| 60801 | CUCA | 74.1 | CUCA |
| 60900 | CUFIN | 75 | CUFIN |
| 60901 | CUFIN | 75.1 | CUFIN |
Las cuentas de orden con las que se controlan las mercancías en consignación no pueden reportarse en el catálogo de cuentas pues no es posible relacionarlas con ningún código agrupador.
Las cuentas no contempladas en el catálogo agrupador de la autoridad, como en este ejemplo serían los salarios y prestaciones al personal administrativo, se reflejan dentro del rubro de otros.
La regla general establece que el catálogo debe enviarse cada vez que sea modificado, por lo que de una interpretación literal, cualquier adición o cancelación de una cuenta o subcuenta, implica la obligación de volverlo a mandar.
Por ejemplo, si se envió el catálogo de julio de 2014, y en agosto se agrega un nuevo cliente, para este supuesto la cuenta “10105.01.03 Carlos Torres Moreno”, el contribuyente deberá presentarlo nuevamente.
No obstante lo anterior, existen criterios encontrados acerca de hasta que nivel de subcuentas debe considerarse en el catálogo de cuentas, sin que hasta el momento la autoridad haya aclarado esta controversia.
Si una cuenta queda en ceros en un periodo, y el contribuyente no la elimina de su catálogo, toda vez que piensa utilizarla en un futuro, no tendría que reenviar el catálogo. Por ejemplo, si la empresa “Casa Blanca, S.A.” liquida su adeudo en un mes, la cuenta queda saldada, sin embargo, el contribuyente no la elimina de su catálogo, pues considera que posteriormente podría realizar operaciones con ese cliente.
El envío se realizará a través de la aplicación disponible en la página del SAT denominado “Buzón Tributario”, que hasta la fecha de cierre de esta edición no contempla aún el módulo para dicho envío (regla I.2.8.7., RMISC).
Balanza de comprobación
El archivo .xml que contiene la balanza de comprobación debe incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden (regla I.2.8.6. y Anexo 24, apartado “C”, RMISC).
Una vez que el SAT reciba la balanza de comprobación puede efectuar una revisión general de los saldos y movimientos que reflejan las diversas cuentas y detectar algunas contingencias entre lo registrado en la contabilidad y lo reportado en las declaraciones. Por ello, las empresas deben asegurarse que los registros sean correctos y de contar con la documentación soporte de las operaciones.
Para efectos ilustrativos, se presentan algunos rubros que componen la balanza de comprobación y las recomendaciones para validar que los saldos sean razonables:
| Cuenta (1) | Descripción | Saldo inicial | Debe | Haber | Saldo final | Observaciones |
| 10101 | Caja | 70,000.00 | 300,000.00 | 148,000.00 | 222,000.00 | Si todas las actividades están gravadas con IVA, los movimientos reportados deben reflejar el flujo de efectivo que sirve de base para determinar dicho impuesto. Bajo un razonamiento general, podemos estimar que los cargos de 1’000,000, representan las ventas efectivamente cobradas que generan un IVA a cargo de $137,931.00 (1,000,000.00 entre 1.16). Por su parte, los créditos por 348,000 representan gastos efectivamente pagados, y si todos son deducibles, darían lugar a un IVA acreditable de 48,000.00 ($348,000.00 entre 1.16). Por lo tanto, en el mes se obtendría un IVA a pagar de aproximadamente $89,931.00, pero difícilmente se infiere que resulte un saldo a favor. Estos montos deben ser similares a los registrados en las cuentas de “IVA acreditable pagado”, “IVA trasladado cobrado” e “IVA por pagar”. Es decir, esta cuenta representa una tendencia general, aun cuando pueden existir otros movimientos (tales como pagar contribuciones, otorgar préstamos a empleados, etc. que pudieran afectarla, |
| 10102 | Bancos | 550,000.00 | 700,000.00 | 200,000.00 | 1,050,000.00 | |
| 10105 | Clientes | 1,250,000.00 | 600,000.00 | 250,000.00 | 1,600,000.00 | Los cargos de esta cuenta en conjunto con las dos anteriores, deben guardar proporción con los ingresos acumulables manifestados para el ISR en el mismo periodo |
| 10110 | IVA acreditable pagado | 0.00 | 60,000.00 | 60,000.00 | 0.00 | El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser de cero, pues el total del IVA acreditable pagado se lleva a la cuenta de IVA por pagar o a favor al cierre del mes |
| 10111 | IVA pendiente de pago | 15,000.00 | 24,000.00 | 8,000.00 | 31,000.00 | Si todos los actos están gravados a la tasa general del IVA, los cargos deberían corresponder aproximadamente al 13.793% de los abonos de la cuenta de proveedores. El monto así registrado representa al IVA trasladado por la compra de mercancías o gastos y que no se puede acreditar, ya que no ha sido efectivamente pagado. El porcentaje se obtiene como sigue: (1- (1/1.16 =0.13793) |
| 10201 | Edificios | 3,450,000.00 | 0.00 | 0.00 | 3,450,000.00 | Conforme a las NIF´s, el costo de adquisición de los activos y su depreciación deben presentarse de forma separada. El saldo de la cuenta de activo variará de un mes a otro solo si se compra o se vende un bien. Toda vez que el valor contable del costo de adquisición y la depreciación difieren del valor fiscal, algunas empresas optan por manejar este último en cuentas de orden. En este caso, se presentará una discrepancia entre el catálogo de cuentas enviado al SAT conforme a los códigos agrupadores de este y la balanza, pues en el primero las únicas cuentas de orden que se contemplan son la CUCA y la CUFIN. Para efectos contables, la depreciación debe reflejarse cada mes, aun cuando fiscalmente se aplique por ejercicios. En caso de que se enajene un activo, podrá manifestarse el movimiento respectivo al saldo pendiente por depreciar en el mes que se venda |
| 10202 | Maquinaria y equipo | 1,680,000.00 | 0.00 | 0.00 | 1,680,000.00 | |
| 10203 | Equipo de transporte | 684,000.00 | 0.00 | 0.00 | 684,000.00 | |
| 10204 | Mobiliario y equipo de oficina | 285,000.00 | 0.00 | 0.00 | 285,000.00 | |
| 10205 | Equipo de cómputo | 125,000.00 | 0.00 | 0.00 | 125,000.00 | |
| 10221 | Depreciación acumulada de edificios | 258,750.00 | 0.00 | 14,375.00 | 273,125.00 | |
| 10222 | Depreciación acumulada de maquinaria y equipo | 630,000.00 | 0.00 | 35,000.00 | 665,000.00 | |
| 10223 | Depreciación acumulada de equipo de transporte | 256,500.00 | 0.00 | 14,250.00 | 270,750.00 | |
| 10224 | Depreciación acumulada de mobiliario y equipo | 42,750.00 | 0.00 | 2,375.00 | 45,125.00 | |
| 10225 | Depreciación acumulada de equipo de cómputo | 56,250.00 | 0.00 | 3,125.00 | 59,375.00 | |
| 20101 | Proveedores | 110,000.00 | 75,000.00 | 150,000.00 | 185,000.00 | De forma general, el equivalente al 13.793% de los abonos efectuados a esta cuenta deben corresponder a los cargos a la relativa al IVA pendiente de pago. El porcentaje se obtiene como sigue: (1- (1/1.16 =0.13793) |
| 20107 | IVA trasladado cobrado | 0.00 | 137,931.00 | 137,931.00 | 0.00 | El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser de cero, pues el total del IVA trasladado cobrado se lleva a la cuenta de IVA por pagar o a favor al cierre del mes |
| 20108 | IVA trasladado no cobrado | 25,000.00 | 40,000.00 | 82,759.00 | 67,759.00 | Cuando el total de los actos están gravados a la tasa general del IVA, los abonos deberían corresponder aproximadamente al 13.793% de los cargos de la cuenta de clientes. El importe registrado representa el IVA que se trasladó en las ventas que no se considera en el periodo por no haberse cobrado efectivamente |
| 20111 | IVA por pagar | 105,000.00 | 105,000.00 | 112,000.00 | 112,000.00 | Remitirse a los comentarios de las cuentas de caja y bancos |
| 20112 | ISR por pagar | 35,600.00 | 35,600.00 | 38,400.00 | 38,400.00 | Su saldo inicial y los cargos, deben corresponder al pago provisional de ISR del mes anterior y los abonos al impuesto determinado en el periodo |
| 20113 | Retenciones salarios y asimilados | 11,500.00 | 11,500.00 | 10,800.00 | 10,800.00 | El saldo inicial y los cargos, deben equivaler a las retenciones a pagar del mes anterior y los abonos a las retenciones a cargo en el periodo de la balanza, las discrepancias serían una posible alerta de que no se está cumpliendo lo previsto en el artículo 27 fracciones V y XVIII de la LISR |
| 20114 | Retenciones IVA | 2,667.00 | 2,667.00 | 2,667.00 | 2,667.00 | |
| 20115 | Retenciones arrendamiento ISR | 500.00 | 500.00 | 500.00 | 500.00 | |
| 20116 | Retenciones servicios profesionales ISR | 2,000.00 | 2,000.00 | 2,000.00 | 2,000.00 | |
| 20120 | Retenciones dividendos | 0.00 | 0.00 | 50,000.00 | 50,000.00 | Recuérdese que a partir de la reforma a la LISR de 2014, todos los pagos de dividendos, sin importar de que cuenta o ejercicio provengan, causan un ISR a cargo de la persona física que los perciba, que deberá retener la empresa según lo establece el artículo 140, segundo párrafo de la LISR. Por lo tanto, si existe algún cargo en el periodo en la cuenta de utilidades de ejercicios anteriores, se debe efectuar un abono a esta cuenta |
| 30405 | Aportaciones para futuros aumentos a capital | 0.00 | 0.00 | 400,000.00 | 400,000.00 | Las aportaciones para futuros aumentos de capital solo pueden clasificarse como tal, cuando se hubieran acordado en asamblea de socios (Boletín C-11 de las NIF´s), de lo contrario se deben contabilizar como un pasivo a cargo de la empresa, así como una deuda para efectos del ajuste anual por inflación |
| 30501 | Utilidad de ejercicios anteriores | 1,600,000.00 | 500,000.00 | 0.00 | 1,100,000.00 | Remitirse a la cuenta de retenciones de dividendos |
| 30502 | Pérdida de ejercicios anteriores | 480,000.00 | 0.00 | 0.00 | 480,000.00 | Generalmente hay una discrepancia entre el saldo de las pérdidas contables y las fiscales, por lo que algunos contribuyentes acostumbran llevar estas últimas en cuentas de orden. Como ya se comentó, las únicas cuentas de orden que contempla el catálogo del SAT son las relativas a la CUCA y la CUFIN por lo que podrían presentarse diferencias entre las cuentas de la balanza y las reportadas en el catálogo |
| 40100 | Ventas | 6,925,000.00 | 0.00 | 1,379,310.00 | 8,304,310.00 | Salvo algunas operaciones extraordinarias, su saldo debería corresponder a los ingresos acumulables que se manifiestan para el pago del ISR |
| 40101 | Ventas gravadas a tasa general contado | 6,800,000.00 | 0.00 | 862,069.00 | 7,662,069.00 | Los abonos a esta cuenta multiplicados por el 16% deben corresponder al IVA manifestado en la cuenta de IVA trasladado cobrado |
| 40102 | Ventas gravadas a tasa general crédito | 125,000.00 | 0.00 | 517,241.00 | 642,241.00 | Los abonos de esta cuenta multiplicados por el 16% deben corresponder al IVA manifestado en la cuenta de IVA trasladado no cobrado |
| 60201 | CUFIN | 1,350,000.00 | 500,000.00 | 0.00 | 850,000.00 | Atender a los comentarios de la cuenta de retenciones dividendos |
Nota: (1) Conforme al catálogo de cuentas del contribuyente
Una vez que el contribuyente haya verificado que los saldos de sus cuentas sean correctos procederá a realizar el archivo .xml. Los elementos que lo conforman son los siguientes:
Datos de identificación del archivo
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| Version | Expresión de la versión del formato | Sí | Valor prefijado “1.0” |
| RFC | RFC del contribuyente que envía el catálogo | Sí | Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física, respectivamente) |
| TotalCtas | Número cuentas que se relacionan en el catálogo | Sí | Valor mínimo incluyente dos |
| Mes | Mes al que corresponda la balanza | Sí | Valores permitidos del 01 hasta el 12 |
| Año | Año al que corresponde la balanza | Sí | Valor mínimo 2014 y máximo 2099 |
El nodo Ctas, es el obligatorio para expresar el detalle de cada cuenta de la balanza.
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| NumCta | Número de cuenta, subcuenta o partida asignada por el contribuyente | Sí | Longitud mínima uno y máxima 100 |
| SaldoIni | Para expresar el monto del saldo inicial de la cuenta, subcuenta o partida en el periodo | Sí | Tipo Especial BCE:t_Importe Expresar los importes numéricos con fracción hasta dos decimales |
| Debe | Monto de los movimientos deudores de la cuenta, subcuenta o partida | Sí | Tipo Especial BCE:t_Importe Expresar los importes numéricos con fracción hasta dos decimales |
| Haber | Monto de los movimientos acreedores de la cuenta, subcuenta o partida | Sí | Tipo Especial BCE:t_Importe Expresar los importes numéricos con fracción hasta dos decimales |
| SaldoFin | Monto del saldo final de la cuenta, subcuenta o partida en el periodo | Sí | Tipo Especial BCE:t_Importe Expresar los importes numéricos con fracción hasta dos decimales |
Como se observa, aquí no se incluye el nombre o descripción de la cuenta ni el código agrupador establecido por el SAT. A fin de evitar observaciones por parte de la autoridad es necesario verificar que la balanza no incluya cuentas que no estén contempladas en el catálogo que se haya enviado mediante el buzón tributario.
Para ejemplificar la estructura del archivo .xml relativo a la balanza que deberá enviarse al SAT, se considera el caso de la empresa “La Balanza, S.A.”. Para efectos ilustrativos únicamente se consideran algunas partidas, pero el contribuyente debe incluir la totalidad de sus cuentas, con el desglose de todos sus niveles.
Tomando los datos de la tabla de la página ocho, el archivo .xlm de julio 2014 podría estructurarse como sigue:
Toda vez que la obligación de llevar la contabilidad en medios electrónicos entró en vigor en julio de 2014, la primera balanza a enviar por el ejercicio es la de dicho periodo. La regla general será que esta se presentará de forma mensual, en el mes inmediato posterior al que correspondan los datos, conforme a lo siguiente (regla I.2.8.7., RMISC):
| Tipo de contribuyente | Plazo de envío |
| Personas morales | A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior |
| Personas físicas | A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior |
No obstante, para los meses de julio a diciembre de 2014, se sujetarán al siguiente calendario de presentación (art. Décimo Tercero Transitorio, Segunda Modificación a al RMISC):
| Balanza de comprobación del mes de: | Mes de entrega: |
| Julio | Octubre 2014 |
| Agosto | Noviembre 2014 |
| Septiembre y octubre | Diciembre 2014 |
| Noviembre y diciembre | Enero 2015 |
La balanza del ejercicio, que deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren se enviará:
| Tipo de contribuyente | Plazo de envío |
| Personas morales | A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior |
| Personas físicas | A más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior |
Pólizas
Gran preocupación ha generado entre los contribuyentes la disposición en la cual se establece que los asientos contables deben permitir la identificación de cada operación relacionándola con los folios asignados a los CFDI’s o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas que resulten aplicables (art. 33, apartado B, fracción III del RCFF).
Esta norma se ha interpretado de dos formas distintas. La primera implica que en cada asiento y póliza contable se deben incluir todos los datos relativos al CFDI y al medio y forma de pago. La segunda interpretación es que basta con poder relacionar cada asiento con su documentación soporte.
Además, existía inquietud respecto a si las pólizas también tendrían que enviarse mes a mes al SAT, pues de ser así los flujos de trabajo en empresas y despachos se verían seriamente afectados.
Afortunadamente, la preocupación ha disminuido pues a través de la RMISC se precisó lo siguiente:
- los datos relativos al folio del CFDI y al medio de pago (cheque o transferencia) se incluirán de forma opcional en el archivo .xml (Anexo 24 de la RMISC, inciso D de la RMISC)
- los archivos de las pólizas del contribuyente solo se enviarán a la autoridad fiscal cuando esta los solicite dentro del proceso de una devolución, compensación o en el ejercicio de sus facultades de revisión (regla I.2.8.8., RMISC).
Al tratarse de una obligación vigente a partir de julio de 2014 tratándose de compensaciones, si el importe a compensar proviene de un periodo anterior a aquel en el cual se realiza la compensación, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses subsecuentes, cuya fecha de entrega será de acuerdo con el calendario para la presentación de las balanzas de 2014 (art. Décimo Tercero Transitorio, Segunda Modificación a la RMISC)
Tratándose del ejercicio de facultades de comprobación de la autoridad de conformidad con el artículo 42 del CFF, solicitarán la información contable de las pólizas solo a partir del periodo o ejercicio 2015
Para ejemplificar la elaboración de las pólizas en formato .xml, considérese la siguiente operación:
| Datos del contribuyente | |
| Nombre | Polizas, S.A. |
| RFC | POL100907LU3 |
| Datos del cliente | |
| Nombre | Juan Pérez López |
| RFC | PELJ750305SD3 |
| Datos de la operación | |
| Fecha de la operación: | 20 de julio de 2014 |
| Mercancía enajenada | 2 sillas de oficina modelo 32324 |
| Importe unitario: | $1,000.00 (M.N.) |
| Subtotal: | $2,000.00 |
| IVA trasladado | $320.00 |
| Total facturado | $2,320.00 |
| Folio del CFDI emitido por esta venta | 584F1A65-124A-4RTD-GT65-448SW9654V32 |
| Datos relativos al pago | |
| Forma de pago | Transferencia electrónica de fondos |
| Fecha del pago | 21 de julio de 2014 |
| Banco origen (cliente): | Banco Marte, S.A. |
| Cuenta origen (cliente) | 0115201456 |
| Banco destino (contribuyente) | Banco Nacional, S.A |
| Cuenta destino (contribuyente) | 0203050485 |
| Datos de la póliza | |
| Tipo de póliza | Ingresos |
| Número de póliza | 1001A |
El registro contable de la operación es el siguiente:
| Cuenta | Nombre de la cuenta | Debe | Haber |
| 10102.001 | Banco Nacional, S.A. cuenta 0203050485 | $2,320.00 | |
| 50701.02.015 | Costo de lo vendido, sillas oficina modelo 32324 | 1,500.00 | |
| 40301.01 | Ventas gravadas y cobradas a la tasa del 16% de IVA | $2,000.00 | |
| 10700.02.015 | Inventarios, sillas oficina modelo 32324 | 1,500.00 | |
| 20107.01.01 | IVA trasladado cobrado | 320.00 | |
| Totales | $4,320.00 | $4,320.00 |
En términos del Anexo 24 de la RMISC, inciso D, la estructura del archivo .xml que deben tener las pólizas se integra de cinco nodos en los cuales se incluyen los datos:
- de identificación del archivo (obligatorio)
- generales de la póliza (obligatorio)
- de la transacción que se registra (obligatorio)
- del cheque o transferencia con que cubre el importe de la transacción (opcional)
- del CFDI (opcional)
Cada uno de estos nodos de integra de los siguientes atributos:
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| Version | Expresión de la versión del formato | Sí | Valor prefijado “1.0” |
| RFC | RFC del contribuyente que envía el catálogo | Sí | Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física, respectivamente) |
| Mes | Mes al que corresponda la balanza (1) | Sí | Valores permitidos del 01 hasta el 12 |
| Ano | Año al que corresponde la balanza (1) | Sí | Valor mínimo 2014 y máximo 2099 |
Nota: (1) Según el anexo se refiera a mes y año de la balanza, aunque la estructura es para las pólizas
El nodo PLZ:Polizas, es el obligatorio para expresar el detalle de cada póliza.
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| Tipo | Para expresar el tipo de la póliza: 1 -Ingresos, 2 - Egresos o 3 - Diario |
Sí | Patrón [1-3] |
| Num | Número de la póliza | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 50 |
| Fecha | Fecha de registro de la póliza | Sí | Tipo Especial xs:date |
| Concepto | Concepto de la operación | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 300 |
El nodo PLZ:Transaccion, es el obligatorio para expresar el detalle de cada transacción dentro de la póliza.
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| NumCta | Número de la cuenta, subcuenta o partida que se afecta por la transacción | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 100 |
| Concepto | Concepto de la transacción | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 300 |
| Debe | Monto del cargo a la cuenta por la transacción | Sí | Tipo Especial PLZ:t_Importe |
| Haber | Monto del abono a la cuenta por la transacción | Sí | Tipo Especial PLZ:t_Importe |
| Moneda | Tipo de moneda utilizado en la póliza, de acuerdo al catálogo publicado en la página de Internet del SAT | Sí | Patrón [A-Z]{3} |
| TipCamb | Tipo de cambio de acuerdo con el tipo de moneda | No | Tipo Especial PLZ:t_Importe |
Atendiendo al medio de pago: cheque o transferencia, se establecen los siguientes nodos opcionales:
Nodo opcional PLZ:Cheque
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| Num | Número del cheque emitido | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 20 |
| Banco | Banco emisor del cheque, de acuerdo con el catálogo publicado en la página de Internet del SAT | Sí | Patrón [A-Z]{3} |
| CtaOri | Número de cuenta origen | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 50 |
| Fecha | Fecha del cheque | Sí | Tipo Especial xs:date |
| Monto | Monto del cheque emitido | Sí | Tipo Especial PLZ:t_Importe |
| Benef | Nombre del beneficiario del cheque | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 300 |
| RFC | RFC relacionado con el movimiento | Sí | Longitud mínima de 12 y máxima de 13 |
Nodo opcional PLZ:Transferencia
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| CtaOri | Número de cuenta origen desde la cual se transfieren los recursos | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 50 |
| BancoOri | Banco de la cuenta origen de la transferencia, de acuerdo con el catálogo publicado en la página de Internet del SAT | Sí | Patrón [0-9]{3} |
| Monto | Monto transferido | Sí | Tipo Especial PLZ:t_Importe |
| CtaDest | Número de cuenta destino, la cual recibe los recursos | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 50 |
| BancoDest | Banco de la cuenta destino de la transferencia, de acuerdo con el catálogo publicado en la página de Internet del SAT | Sí | Patrón [0-9]{3} |
| Fecha | Fecha de la transferencia | Sí | Tipo Especial xs:date |
| Benef | Nombre del dueño de la cuenta destino | Sí | Longitud mínima de uno y máxima de 300 |
| RFC | RFC relacionado con el movimiento | Sí | Longitud mínima de 12 y máxima de 13 |
Finalmente, se podrá incluir un nodo que contenga el folio fiscal del CFDI que ampara la transacción y el RFC de la persona con quien se realizó la operación.
Nodo opcional PLZ:Comprobantes
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| UUID_CFDI | Clave UUID del CFDI soporte de la transacción. Son los 36 caracteres del folio fiscal (UUID) de la transacción de timbrado del CFDI (anexo 20, de la RMISC, publicado en el DOF el 17 de febrero de 2014) | Sí | Longitud de 36 |
| Monto | Monto del CFDI que soporte de la transacción | Sí | Tipo Especial PLZ:t_Importe |
| RFC | RFC relacionado con la transacción | Sí | Longitud mínima de 12 y máxima de 13 |
Toda vez que la longitud máxima para el atributo “Concepto de la operación” es de 300 caracteres, debe poner suma atención de adecuar la redacción de los conceptos de sus pólizas a este límite, pues de lo contrario podría tener problemas al momento de enviar el archivo .xml.
Los catálogos de monedas y bancos a que se refieren los atributos: “Moneda”, “Banco”, “BancoOri” y “BancoDest”, no han sido aún dados a conocer por el SAT.
Con base en las tablas anteriores, es posible identificar dentro del .xml cada uno de los atributos que conforman el archivo de la póliza.
Rechazo o corrección de archivos
Vía el buzón tributario, el SAT informará a las personas que hayan presentado los archivos .xml con errores, a fin de que los corrijan y los remitan nuevamente dentro de los tres días hábiles posteriores a aquel en que surta efectos la notificación. De no hacerlo dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados (regla I.2.8.7., RMISC).
Cuando el contribuyente hubiera enviado los archivos .xml, y posteriormente los modifique, deberá sustituirlos y remitirlos dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de la modificación.
Quienes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de Internet, o no puedan enviarlo por dicho medio debido al tamaño de los archivos, podrán presentar la información en la ALSC que les corresponda a su domicilio fiscal, en medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos ya señalados.
Conclusión
Cumplir con estas nuevas obligaciones, requerirá que los contribuyentes revisen sus procesos de trabajo, registro contable, cobranza, pagos, etc., para poder cumplir en tiempo y forma con la contabilidad electrónica. Asimismo, deben invertir en programas de cómputo que además de cumplir con los requisitos de la contabilidad, permitan exportar la información a archivos .xml.
Todo esto implicará nuevas cargas administrativas para las áreas involucradas, lo que deja en duda la simplificación administrativa que la autoridad ha prometido por años.
Por último, por el ejercicio 2014, las personas físicas se encuentran imposibilitadas para presentar su catálogo de cuentas y balanza, pues el uso del buzón tributario para ellas será obligatorio hasta enero de 2015, por lo que será necesario que el SAT precise esta situación (art. Segundo Transitorio, fracc. VII, CFF).
