Si bien faltan tres meses para realizar el primer envío de la contabilidad al SAT, la mayoría de las empresas ya empiezan a revisar sus procesos contables y surgen dudas sobre la forma en que habrá de cumplirse esta obligación.
Enseguida te compartimos algunas de las preguntas que frecuentemente se realizan en nuestro sistema de consultoría.
Catálogo de cuentas
Asesoro a una empresa dedicada a la compraventa de equipos de diagnóstico médico y está por enviar en octubre su contabilidad a través de los medios electrónicos al SAT ¿Es necesario que el catálogo de cuentas lo envíe cada mes?
No es necesario que envíes el catálogo de cuentas de manera mensual, basta con que lo hagas por única ocasión en octubre y posteriormente cuando sufra alguna modificación (regla I.2.8.7., fracc. I, RMISC 2014).
Envío de pólizas al SAT
Nuestra compañía se dedica al ensamble y venta de motores para motocicletas. Nos estamos preparando para enviar nuestra contabilidad por medios electrónicos al fisco federal, pero recientemente nos quedamos sin contador y uno de los auxiliares contables nos comenta que será indispensable mandar el detalle de cada póliza ¿Es correcta su afirmación?
No es acertado el comentario de su colaborador, salvo que la información contable sobre sus pólizas le sea requerida por la autoridad, tratándose de:
- comprobación sobre la procedencia de devoluciones
- inspección del dictamen
- revisiones de gabinete o electrónicas
- visitas domiciliarias
- un requisito para la presentación de solicitudes de devoluciones o compensación (reglas I.2.8.8., RMISC 2014)
El contribuyente, si se ubica en alguna de las hipótesis descritas, estaría constreñido a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico conforme a lo establecido en la regla I.2.8.6., fracción III de la RMISC 2014.
Contabilidad en excel
Nos dimos de alta en enero de 2014 y desde esa fecha hemos realizado nuestra contabilidad en excel. Sabemos que en octubre deberemos mandar al SAT la contabilidad de julio por lo que estamos haciendo los ajustes operativos necesarios para cumplir con ese deber. ¿Es factible seguir utilizando la plantilla en excel tal y como lo venimos haciendo? ¿Tendremos que convertir los datos almacenados a un archivo XML para cumplir con las obligaciones en materia de contabilidad electrónica?
Sí puede seguir utilizando la plantilla de Excel, pero es indispensable que se cerciore con un especialista en informática que al convertir sus archivos a XML se respeten las características que la autoridad hacendaria dio a conocer en el Anexo 24, apartado D de la RMISC, de lo contrario podría arrojar un error al no ser compatible la forma en cómo se agrupó y, por ende, generar un requerimiento por parte de la autoridad.
Se sugiere valorar el costo beneficio de contratar a un experto para corroborar esa situación, o adquirir un sistema contable acorde a sus necesidades que sea capaz de convertir toda su información a un XML bajo los lineamientos indicados por el SAT para cumplir con tal exigencia (regla I.2.8.6., primer párrafo, RMISC 2014).
Archivos contables en xml con errores
Laboro para una compañía cuyo giro es la confección de productos de piel para su posterior venta. Si en octubre de 2014 remitiéramos al SAT por Internet la contabilidad de julio, y el fisco requiriera de nuevo su presentación por existir errores, otorgando un plazo de tres días para hacerlo, ¿qué pasa si no la exhibo dentro de ese término?
El hecho de no atender la petición de la autoridad podría poner en riesgo la deducibilidad o el acreditamiento de ciertas operaciones derivado de una revisión, ya que si los archivos contenían errores informáticos se tendrían por no presentados (regla I.2.8.7., segundo párrafo, RMISC 2014), pero no hay una sanción económica para el caso en concreto.
Lo anterior en virtud de que solo existe una multa por la inobservancia del requerimiento del SAT, tratándose de la no presentación de declaraciones, solicitudes, avisos o constancias exigidas por las disposiciones fiscales, mas no por hacer caso omiso a exhibir de nuevo la información contable por supuestos errores (arts. 81, 82, fraccs. I, II, respectivamente, CFF).
Por otro lado, se contempla una sanción relacionada con la obligación de llevar la contabilidad consistente en no hacer los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas, hacerlos incompletos, inexactos o fuera del plazo respectivo (83, fracc. IV, CFF), sin embargo, esa conducta ha de ser descubierta por la autoridad en el ejercicio de sus facultades de comprobación, de modo que el error en el envío de la información contable no encuadra en esa hipótesis.
