Los patrones están obligados a entregar a sus trabajadores una constancia de remuneraciones pagadas y del ISR retenido. Dicha constancia les permitirá a sus subordinados contar con la información necesaria para presentar su declaración anual y poder, en su caso, recuperar el saldo a favor del ISR que resulte.
Aun cuando dicha disposición establece que las constancias deben entregarse a más tardar el 31 de enero de cada año, la Regla II.3.6.2. de la RMISC 2013 señala que tal obligación puede cumplirse a más tardar el 28 de febrero de cada año. Esta prórroga obedece a que la información asentada en la constancia debe ser igual a la manifestada en la declaración informativa de salarios, la cual debió presentarse a más tardar el 15 de febrero.
Incluso, existe la obligación de asentar en la constancia la siguiente leyenda, ya sea en el anverso o reverso, mediante sello, impresión o a través de máquina de escribir:
"Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia, fueron manifestados en la respectiva declaración informativa (múltiple) del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha ____________________ y a la que le correspondió el número de folio o de operación __________, así mismo, SI ( ) o NO ( ) se realizó el cálculo anual en los términos que establece la Ley del ISR."
Al final de la leyenda, deberá imprimirse el sello, en caso de que se cuente con éste, y firmarse por el empleador que expida la constancia.
Por otro lado, aun cuando en términos del artículo 118, fracción III de la LISR, la constancia debe entregarse a todos los trabajadores, la regla I.3.11.3. de la RMISC 2013 establece que los patrones únicamente estarán obligados a proporcionarla cuando:
- las cantidades cubiertas excedan de $400,000.00
- los trabajadores le comuniquen por escrito que presentarán la declaración anual
- le sean solicitadas por los trabajadores
