Es común que sea a principios de año cuando las empresas recopilan la documentación e información de las importaciones o exportaciones efectuadas en el ejercicio fiscal inmediato anterior, con el propósito de: identificar que se realizaron en apego a las disposiciones; detectar irregularidades y corregirlas antes de que la autoridad lo descubra; incluso tenerla preparada para presentar oportunamente las declaraciones o reportes de las transacciones de comercio exterior.
La simplicidad y celeridad de las revisiones internas varía según el volumen de las operaciones, y suelen ser complejas si no hay un control en la administración de los documentos que las respaldan, generándose contratiempos en el evento de no localizarlos.
Ante ello es conveniente hacer un alto en el camino y comenzar a reunirlos desde hoy, y en su caso adoptar las medidas necesarias para evitarse problemas posteriores, para cuando los requiera la autoridad.
Por lo anterior, se presenta una guía que permitirá identificar los instrumentos que integran un expediente de comercio exterior y los principales aspectos que los rigen.
¿Qué documentos integran el expediente?
En el artículo 33 del RCFF se precisa cuáles son los documentos, registros y asientos a considerar en la contabilidad del contribuyente, pero para el ámbito aduanero o de comercio exterior, en su fracción VII, solo aclara que deben integrarse los relacionados con las importaciones y exportaciones, sin estipular exactamente cuáles son.
Por ese motivo y debido a que no existe una norma en la materia que establezca qué documentación compone el expediente de las operaciones de comercio exterior, podría incluirse la enunciada en los artículos 36-A y 81 de la Ley Aduanera –LA– y su Reglamento, respectivamente, y complementarse con la corporativa y la que se genera en diversas diligencias que practican los contribuyentes o las autoridades aduaneras en el ejercicio de sus facultades de comprobación. Entre la documentación que se puede citar como ejemplo, está la relacionada con cuestiones:
- corporativas, acta constitutiva de la empresa; poder notarial otorgado al representante legal para realizar actos de administración; y la forma migratoria de dicho representante si es extranjero y sus avisos de renovación
- comerciales, contratos de compraventa de la mercancía, o aquellos en los que se definan los términos en los que se pactaron las condiciones de la operación (lugar de entrega, forma de pago, medios de transporte, autoridades arbitrales en caso de controversias, Incoterms, entre otros)
- fiscales, Certificado de firma electrónica avanzada (Fiel) y sus renovaciones; altas y modificaciones al Registro Federal de Contribuyentes –RFC–; avisos de suspensión de actividades en el RFC; cambios de domicilios fiscales o establecimientos; y declaraciones de impuestos federales
- de los Padrones de Importadores (General y de Sectores Específicos) y de Exportadores Sectorial, inscripciones, reactivaciones o modificaciones a los mismos
- del agente aduanal, contrato de prestación de servicios aduanales; altas del encargo conferido para efectuar operaciones de comercio exterior y sus revocaciones
- del despacho aduanero, pedimentos y sus rectificaciones; factura de las compras extranjeras; cartas de instrucciones de las operaciones con acuse de recibo; permisos y autorizaciones que acrediten la observancia de las RRNA´s; manifestación de valor; documento de transporte (conocimiento de embarque, guía aérea, o carta porte); lista de empaque; certificado de peso o volumen; información que permita la identificación, análisis y control; documento de la garantía en cuentas aduaneras; certificado de origen; comprobantes de los gastos incrementables; licencias en materia de propiedad industrial; escrito que contenga el número de identificación fiscal del proveedor extranjero; avisos, etc.
- de los Programas autorizados de exportación (IMMEX, ALTEX, o ECEX) o de abasto de proveeduría (PROSEC o Regla Octava), solicitudes para operarlos y las resoluciones de autorización y modificaciones; reportes anuales de operaciones de comercio exterior (impresión del formato llenado electrónicamente y del acuse de envío por Ventanilla Digital); avisos y actas de destrucción o donación de los desperdicios IMMEX, según se trate, etc.
- de las autorizaciones obtenidas para empresa certificadas; realizar operaciones al amparo del procedimiento de revisión en origen; despachar las mercancías por aduanas distintas a las autorizadas; importar mercancía donada sin el pago de los impuestos al comercio exterior; enviar mercancía nacional o nacionalizada de la franja o región fronteriza al resto del territorio nacional o viceversa; sustituir el embargo precautorio de las mercancías por las formas de garantía que establece el CFF; importar temporalmente maquinaria y aparatos necesarios para cumplir un contrato derivado de licitaciones o concursos, etc.
- de las certificaciones otorgadas por el SAT para efectos del IVA y del IESPS, a las empresas que operen bajo los regímenes aduaneros de: importación temporal al amparo de un IMMEX; depósito fiscal automotriz; elaboración, reparación y transformación en recinto fiscalizado; y recinto fiscalizado estratégico
- de los procedimientos que hubiera iniciado la autoridad en el ejercicio de sus facultades de comprobación (Procedimientos Administrativos en Materia Aduanera –PAMA– y de Omisión de Contribuciones –PACO–), los que se generan de este proceso (acta de inicio, escrito de pruebas y alegatos para desvirtuar los hechos, resolución final, notificación del crédito fiscal, y comprobante de su pago o sentencia favorable si se impugnó)
- de las consultas de clasificación arancelaria de los bienes de difícil identificación con su respectivo dictamen técnico del laboratorio
- de los avisos entregados a las autoridades aduaneras de: compensación de contribuciones y aprovechamientos al comercio exterior; la transferencia de la mercancía; de traslado de mercancías de compañías con Programa IMMEX, recinto fiscalizado estratégico o empresas certificadas, entre otros
¿Dónde situarlos?
Habitualmente los documentos ya sea en papel, electrónicos o digitales están diseminados en diferentes departamentos de la compañía, por ejemplo en: logística, los correspondientes al transporte y seguro de las mercancías; compras, las facturas de los proveedores extranjeros; contabilidad, los comprobantes de los pagos de los bienes, impuestos al comercio exterior y de los honorarios del agente aduanal; jurídico, los contratos de compraventa y los celebrados con el prestador de servicios del despacho; importación-exportación, los pedimentos y los que acreditan el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias –RRNA´s–, y el origen de las mercancías, etc.
En estas circunstancias, es conveniente concentrarlos en un solo departamento, y hacerlo del conocimiento de las demás áreas, a quienes se les facilitará copias de ellos.
Con esto se evitará una pérdida de tiempo en su búsqueda por toda la corporación.
¿Qué se revisa?
Se examinan por operación: los documentos requeridos y transmitidos para la importación o exportación (Comprobante de Valor Electrónico, los comprobatorios de las RRNA´s y de las garantías presentadas en el caso de las mercancías sujetas a precios estimados por la SHCP); los impuestos al comercio exterior y las demás contribuciones (IVA, IESPS, ISAN), el Derecho de Trámite Aduanero (DTA), la prevalidación y cuotas compensatorias cubiertas, fechas de su entero y de elaboración del pedimento o desaduanamiento; declaración de gastos incrementables; aplicación de preferencias arancelarias.
¿Cómo se conservan los documentos?
En papel, electrónico o digitales, según el medio en que se generaron, gestionaron o proporcionaron.
Por ejemplo, la manifestación de valor se presenta al agente aduanal en papel, mientras que los certificados de origen del Tratado de Libre Comercio con Colombia se solicitan electrónicamente por la Ventanilla Digital y por ese mismo conducto la Secretaría de Economía los envía a la aduana de ese país para el despacho de la mercancía.
Los archivos que los contengan, así como las notificaciones y requerimientos de información de la autoridad deben guardarse de forma segura por el plazo de cinco años como parte de la contabilidad.
El documento electrónico o digital recibido en el sistema electrónico aduanero tiene pleno valor legal y probatorio, y se deben conservar en los lugares y por los plazos establecidos en el artículo 67 del CFF (art. 6o, tercer párrafo, LA).
¿Qué se enmienda?
Las irregularidades detectadas, mismas que se corregirán antes de que la autoridad inicie sus facultades de comprobación.
Si hubiese omisión en el pago de las contribuciones al comercio exterior, IVA, IESPS, ISAN, DTA o inclusive cuotas compensatorias, o cubierto en exceso éstas, previa rectificación del pedimento, se podrá hacer el entero correspondiente o recuperarlas, vía compensación en futuras importaciones –excepto el IVA y el IESPS–, o devolución como pago de lo indebido, según se trate.
En el caso de no haber presentado algún aviso que se esté obligado a entregar a alguna dependencia, considere su exhibición extemporánea, pero espontánea.
¿Qué hacer ante la pérdida?
De haber extraviado documentación, existen las siguientes opciones para su recuperación:
- pedir una copia a la autoridad o persona que los hubiera emitido
- localizar los archivos electrónicos generados cuando se transmitieron por la Ventanilla Digital e imprimir una copia de los documentos respaldados
- solicitar al agente aduanal el reenvío de los correos o los archivos del respaldo de los documentos transmitidos por la Ventanilla. Este prestador de servicios está obligado a conservarlos por cinco años, y entregarlos a sus clientes sin costo alguno (art. 162, fracc. VII, LA)
No tener documentos, ¿implica una sanción? Así es. En la LA se considera que se cometió una infracción cuando no se acata la obligación de transmitir o exhibir documentos y declaraciones (art. 184, fracc. I, LA).
En esa hipótesis, la sanción es una multa que oscila entre $2,930.00 y $4,400.00, y se reduce en un 50% por su presentación extemporánea, pero espontánea (art. 185, fracc. I, LA).
Recomendación final
No deben desecharse los comprobantes en papel, porque en el ejercicio de sus facultades de comprobación, la autoridad aduanera podrá practicar las auditorías en materia de comercio exterior tomando como base los archivos electrónicos, y cuando lo estime conveniente con la documentación en papel.
