En junio de 2012 la autoridad aduanera puso en uso la Ventanilla Única de Comercio Exterior Mexicano (VUCEM), y con ella la tan buscada aduana sin papel.
En la VUCEM se establece que todos los documentos anexos al pedimento pueden enviarse de manera anticipada de dos formas: digital (documento digital) y por documento electrónico (transmisión electrónica).
En la reforma a la Ley Aduanera (LA) se fijaron las reglas del juego para acatar lo anterior, las cuales serán comentadas por el licenciado José Marcos García Nieto, Socio-Director General en GSIPSA, para entender y comprender el ambiente digital actual de la aduana mexicana.
Adicionalmente, plantea la facilidad y las ventajas que el esquema posee en temas de fiscalización.
Consideraciones previas
La LA presentó cambios relevantes en la materia vinculados con la transmisión electrónica de datos; contexto evidente, si la misión de la Administración General de Aduanas (AGA) es contribuir al crecimiento, prosperidad y competitividad del país mediante una operación aduanera eficiente, transparente y predecible, que: facilite el movimiento de pasajeros y mercancías; inhiba los comportamientos ilícitos de empresas, personas y funcionarios, y fortalezca la seguridad nacional, lo cual no es posible sin el uso de las tecnologías de la información.
Estos cambios son aplaudidos por ser generadores de empleo y por fomentar la prestación de servicios en el proceso de digitalización y automatización. Este factor resulta crítico en la implementación de los requerimientos que la autoridad plantee, pues la puesta en marcha resulta sencilla o compleja de acuerdo con el producto o solución ofrecida para remediarlo.
Ventanilla digital
Los antecedentes a estos cambios radican en el esfuerzo realizado por la administración pública federal desde el 2010, consolidado en el 2012, por virtud del cual la coordinación de la Secretaría de Economía (SE) y el SAT, por conducto de la AGA, logró el funcionamiento de la Ventanilla Digital, mejor conocida como VUCEM.
Conservación de la documentación
Esta obligación surge de dos aspectos fundamentales, por:
- interés propio. Todos los documentos impresos y sus comunicaciones constituyen la vida empresarial y son fuentes de datos requeridos para resolver las operaciones de las corporaciones de forma adecuada
- normativa legal. El artículo 67 del CFF prevé que las facultades de las autoridades fiscales para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años, contados a partir del día siguiente a aquel en que se den los supuestos establecidos al efecto
Modificaciones en relación con documentos electrónicos
La LA tuvo diversas reformas que contemplan todo el respaldo jurídico para la utilización de estos documentos.
Ámbito de aplicación y principios generales
Conceptos
Se integran las definiciones de documento electrónico y digital, atendiendo a que actualmente se utilizan en las operaciones de comercio exterior, como resultado de la implementación de la VUCEM (art. 2).
Valor probatorio
A los citados documentos recibidos a través del Sistema Electrónico Aduanero (SEA) se les concede pleno valor probatorio. Aquellos firmados electrónicamente tendrán los mismos alcances que los signados con firma autógrafa, se guardarán en archivo electrónico por un plazo de cinco años en términos del artículo 67 del CFF.
De existir discrepancia entre los documentos transmitidos al SEA y los conservados en el archivo electrónico por el contribuyente, prevalecerá la información del primero; cabe recordar que las documentales se conservarán en la forma en que fueron obtenidas a efecto de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales y aduaneras.
Notificaciones electrónicas
Características generales
Quienes lleven a cabo los trámites por el SEA, se sujetaran a las reglas siguientes:
- el sistema enviará al correo electrónico proporcionado por el interesado un aviso de disponibilidad de notificación, indicando que se emitió un acto administrativo relacionado con su diligencia
- el contribuyente contará con un plazo de cinco días posteriores a que sea recibido el correo de notificación para ingresar al buzón y darse por notificado; una vez que el acto administrativo sea abierto con la firma electrónica o sello digital del interesado el sistema generará el acuse de notificación respectiva indicando la fecha y hora de la apertura
Se tendrá como legalmente practicada la notificación y surtirá sus efectos a partir del día hábil siguiente a aquel en que se generó el acuse de notificación (art. 9-A).
Por estrados
Se efectuará vía el SEA; transcurrido el lapso de cinco días hábiles se publicará en la página oficial por un plazo de 15 días, y se estimará como fecha de notificación el décimo sexto día hábil correspondiente, momento en el cual surtirá efectos (art. 9-B).
Días y horas hábiles para notificar
No se consideran hábiles los sábados, domingos ni los señalados por el CFF y demás ordenamientos aplicables al comercio exterior. Los trámites por el SEA se efectuarán entre las 07:00 y 18:00 horas (art. 9-E).
Despacho de mercancías
Información
Se reconoce la existencia jurídica del SEA mediante el cual quienes introduzcan o extraigan mercancía al territorio nacional transmitirán los datos de la importación y exportación de la mercancía (art. 36).
Documentación anexa
Esta se acompañará al documento digital y se transmitirá electrónicamente por conducto del SEA (art. 36-A).
Beneficios
La principal ventaja que aporta la conservación de los documentos electrónicos, mediante un buen sistema de gestión documental, frente a la de los documentos en papel, es básicamente el ahorro de tiempo y recursos.
Las labores implicadas en la gestión de un documento son grosso modo la: clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta.
Con los sistemas electrónicos de gestión documental es necesario dedicar un poco más de tiempo a la clasificación y registro, por lo tanto, el tiempo para realizar el resto de actividades se ve reducido enormemente.
También es necesario reseñar los costos que pueden ocasionar la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento. En este caso es muy difícil hacer una estimación fiable, ya que depende mucho de lo extraviado y de la compañía, pero los efectos nunca son inocuos.
Por ejemplo, si en una auditoría la autoridad fiscal descubre en el ejercicio de sus facultades de comprobación que la empresa no tiene el expediente de sus importaciones o exportaciones, las consecuencias serían serias, probablemente una multa incosteable, baja en el Padrón de Importadores, algún efecto penal, todo en detrimento de su patrimonio.
El contar con una correcta administración de los expedientes electrónicos permitirá a las corporaciones: cumplir con las obligaciones aduaneras, generar indicadores, administrar directamente su información y no por conducto de sus agentes aduanales, involucrarse y tomar decisiones sobre los datos de sus importaciones y exportaciones, así como medir el funcionamiento de tales agentes por medio de auditorías
Retos
La mayor problemática que podía existir fue solventada con la reforma a la LA, pues la autoridad reconoce el valor probatorio de los documentos electrónicos y digitales transmitidos por el SEA.
Por lo anterior los inconvenientes se reducen a la:
- gestión del cambio para romper el paradigma del papel
- implementación de un correcto gestor documental, conocedor del comercio exterior y no alguna persona que en lugar de facilitar la operación la complique
Recomendaciones finales
Adquirir un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño.
Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proporcionan documentación.
Si se utiliza un sistema para archivarlos, entonces eso ayudará a localizarlos de una forma más rápida y desde cualquier lugar. Tratándose de importadores, les permite independizarse del agente aduanal, ya que el contribuyente es el responsable de atender cualquier requerimiento de la autoridad.
Destaco dos elementos importantes para su correcta conservación electrónica:
- la implementación “de arriba a abajo” o en sentido descendente de la gestión, es decir, hay que evitar que el desarrollo de la documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, insistiendo en la importancia de que el citado sistema que mantenga los documentos de comercio exterior sea para ese fin y no una solución disponible en el mercado elaborada para otros fines
- dicha gestión es una función que debe estar alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla aquella y se integra con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos
